Шаблоны для проектов: 11 шаблонов для планирования и управления очередным проектом • Asana

11 шаблонов для планирования и управления очередным проектом • Asana

Нам всем нравится, когда в проекте всё идёт гладко: есть чёткий план, все знают, что и в какие сроки нужно делать, а проект завершается вовремя и в рамках бюджета. Но что, если вы именно тот, кому поручено подготовить такой план и управлять этим проектом?

Планирование проекта занимает много времени и, как правило, требует выполнения массы повторяющейся ручной работы по запуску проекта, такой как создание разделов, составление шаблонов задач и распространение информации среди заинтересованных сторон и участников совместной работы. Шаблоны проекта помогают сократить объем подготовительной работы по проекту, с тем чтобы вы с коллегами по группе могли взять с места в карьер. Кроме того, хороший шаблон проекта не просто облегчает запуск одного отдельно взятого проекта, но и создаёт условия для успешной реализации всех будущих проектов.

Читать о том, как успешно управлять несколькими проектами

Что такое шаблон проекта?

В отличие от планирования проекта с нуля, шаблон проекта предоставляет готовые элементы, которыми можно пользоваться в начале работы. В зависимости от используемого инструмента в шаблоне проекта могут быть разделы, примеры заданий, теги задач и многое другое. Шаблон проекта позволяет быстро подготовить проект и раньше приступить к работе.

Как шаблоны помогают в планировании проекта?

План проекта — это схема ключевых компонентов, необходимых вашей команде для успешного достижения целей проекта. В хорошем плане проекта излагаются ожидаемые результаты проекта, объём проекта и его график. В частности, в качественном плане должны быть отражены семь ключевых элементов проекта:

• Цели

• Показатели успеха

• Заинтересованные стороны и роли

• Бюджет

• Вехи и ожидаемые результаты

• Хронология и график

• План коммуникаций

Не в каждом шаблоне проекта обязательно присутствуют все эти элементы. Тем не менее, хороший шаблон проекта содержит образцы задач, с помощью которых вы и ваша группа могут обеспечить потребности проекта, спланировать его ожидаемые результаты и начать работу в рекордные сроки.

Читать о том, как создать план проекта, который будет вести вас правильным курсом

Поиск подходящего инструмента для шаблонов проектов

Качество инструмента, который вы используете для работы с шаблонами проекта, не менее (а может быть и более) важно, чем качество самого шаблона проекта. Существует множество средств управления проектами, призванных помочь группам в планировании проектов, но не все они одинаковы.

Конечно, вам необходим инструмент, в котором есть бесплатные и простые в использовании шаблоны проекта, но не стоит ограничиваться лишь этим. Чтобы инструмент для работы с шаблонами проекта отвечал всем вашим требованиям, он должен отличаться гибкостью, достаточной для планирования сложных проектов от первых ожидаемых результатов до конечной глобальной цели проекта.

Полагаем, лучше всего начать с Asana. Asana — это инструмент управления работой, с помощью которого ваша группа может координировать рабочие процессы вместе с проектами. Платформы для управления работой помогают выполнять отдельные проекты, а также позволяют создавать воспроизводимые процессы и надёжные системы, которые ваша группа может использовать не только для одного, но и вообще для всех проектов.

Читать о разнице между управлением работами и управлением проектами

Одиннадцать простых и бесплатных шаблонов плана проекта

Если вы не считаете себя профессиональным руководителем проектов и не знаете, с чего начать, вы попали в нужное место. Ниже приводятся одиннадцать шаблонов, которые помогут в кратчайшие сроки запустить ваш очередной проект.

1. Простой шаблон проекта для начала работы

Использовать шаблон

Абсолютно одинаковых проектов не бывает. Однако у всех планов проекта есть общие базовые элементы. Основу для составления плана проекта дают чёткие цели, ожидаемые результаты и сроки.

Кроме того, они позволяют разбить большой проект, к которому страшно даже подойти, на более мелкие и вполне реализуемые этапы. Обязательно сформируйте группу, которая будет работать над проектом, и чётко определите, в чем заключатся роль каждого участника.

Если вы всё ещё не знаете, с чего начать, попробуйте использовать наш шаблон простого плана проекта. Он поможет распределить все задачи вашего проекта по вехам в рамках работы по планированию, и вы будете видеть уровни приоритетности и статус задач.

Читать о том, как устанавливать вехи проекта, достигать их и выражать за это признательность

2. Шаблон проекта по маркетингу продукта: спланируйте очередной запуск продукта

Использовать шаблон

У менеджеров по маркетингу продуктов множество обязанностей. Они проводят маркетинговые исследования для выработки стратегии в отношении продукта, формулирования тезисов, позиционирования и вывода новых продуктов на рынок. Зачастую они также по факту выполняют функции руководителей проектов по запуску продукта, координируя взаимодействие между группой разработки, отделом маркетинга и творческими коллективами с целью обеспечения готовности новых продуктов к отгрузке и своевременного предоставления средств для их запуска.

Вместо того чтобы заново изобретать велосипед при каждом запуске, воспользуйтесь нашим шаблоном проекта по запуску маркетинга продукта для создания собственного плана. В нём предусматриваются такие действия, как задание целей по запуску и определение стратегии в отношении разных каналов, чтобы вы не забыли ничего важного при запуске нового продукта.

3. Шаблон контент-календаря: соблюдайте сроки публикации

Использовать шаблон

Управление контент-календарём — это непрерывный проект, который требует постоянного контроля большого количества подвижных элементов. От постановки задач авторам текстов до художественного оформления, рецензирования и корректорской правки — каждый элемент создаваемого контента похож на самостоятельный мини-проект с чётко определёнными этапами.

Читать о том, как создать календарь проекта и управлять им для обеспечения успешной работы команды

Чтобы процесс создания контента шёл правильным курсом, воспользуйтесь нашим шаблоном контент-календаря. Он позволяет в одном месте управлять всеми материалами (от идеи до воплощения), которые вы пишете, редактируете и публикуете.

4. Шаблон проекта маркетинговой кампании: составьте свой план

Использовать шаблон

Планирование и реализация играют решающую роль в успехе маркетинговой кампании. Однако если вы управляете кампанией впервые, то контроль выполнения каждой отдельной задачи может показаться весьма утомительным занятием. Какие материалы необходимо подготовить? Кто будет их создавать? Что делать, если что-то пойдёт не так?

Наш шаблон проекта кампании позволяет составить план всей кампании и контролировать ежедневную работу по его реализации, которую ведёт ваша группа. Используйте шаблон для отслеживания материалов и результатов, планирования и выполнения стратегии по каналам и многого другого.

Загрузить руководство маркетолога

5. Шаблон управления агентством для успешного выполнения совместной работы

Использовать шаблон

Для большинства проектов вы, скорее всего, соберёте рабочую группу из сотрудников компании. Однако в некоторых случаях вы можете прибегнуть к помощи маркетингового или креативного агентства для реализации проекта. Ведёте ли вы рекламную кампанию, выполняете обновление бренда или проводите исследование, успешное партнёрство начинается с чёткого плана и постоянной координации, а это может оказаться проблематичным, если вы общаетесь только по почте или созваниваетесь раз в неделю.

К счастью, есть шаблон, позволяющий управлять вашим очередным проектом с привлечением внешнего агентства. Используйте его, чтобы в одном месте составлять творческие задания, отслеживать получаемые результаты, ход выполнения работы, уровни приоритетности и бюджета, с тем чтобы вы могли сосредоточиться на выполнении полезной совместной работы.

6. Шаблон проекта исследования среди пользователей для организации проектов, связанных с разработкой пользовательских интерфейсов

Использовать шаблон

Исследование пользовательского поведения является важной частью процесса разработки продукта. Именно на этом этапе менеджеры по продуктам и специалисты по анализу удобства использования узнают о потребностях и целях своих клиентов, получая данные, позволяющие создавать совершенно новые возможности продуктов.

Вести исследовательский проект — дело непростое. От поиска участников и сбора данных до анализа полученной информации и выработки рекомендаций — всё это нуждается в планировании и управлении. Наш шаблон проекта по исследованию пользовательского поведения поможет команде определить цели исследования и сформулировать вопросы, а также позволит систематизировать сделанные наблюдения. При использовании шаблона плоды вашего труда не затеряются в документах или электронных таблицах.

7. Шаблон для планирования спринта в рамках управления agile-группами

Использовать шаблон

Планирование спринтов помогает проектным и техническим группам, использующим систему Agile, определять приоритеты в работе и решать, кто может взять на себя те или иные проекты. Планирование спринтов с ежедневными стендапами и ретроспективами является частью более крупного scrum-фреймворка.

Ваша команда плотно загружена, и вам нужен шаблон планирования спринта, которым удобно пользоваться. При этом вам также необходим доступ к различным данным проекта, в том числе к подробной информации о продукте, кто чем занимается, каков статус работ, уровень приоритета и когда должна быть выполнена та или иная задача. Наш шаблон планирования спринта позволяет облегчить всю эту работу и высвободить достаточно времени, чтобы ваша группа могла действовать оперативно, быстро получать результат и доставлять его по назначению.

Читать об Asana для Agile и Scrum

8. Шаблон повестки заседания совета директоров для ведения протокола

Использовать шаблон

Крайне важно, чтобы заседания совета директоров проходили продуктивно, но для этого требуется определённая подготовительная работа. Совету нужен простой способ, позволяющий планировать, хранить важную информацию для предстоящих заседаний и обмениваться ей, не тратя лишнее время на координацию по почте или копание в электронных таблицах.

Наш шаблон обеспечивает эффективность планирования и организации таких заседаний без особых усилий. Шаблон повестки заседания совета директоров — это единый инструмент, позволяющий делиться повесткой заседания, фиксировать поручения в его ходе, а также хранить всю важную документацию, например протоколы предыдущих заседаний и справочные материалы.

9. Шаблон запросов на работы для упрощения процесса сбора заявок

Использовать шаблон

Заявки на выполнение работ могут быстро выйти из-под контроля, если они подаются как попало и в разных форматах. Чтобы с ними не возникало проблем, следует наладить централизованное отслеживание и управление. А для упрощения работы вашей группы также необходим процесс сбора заявок, который обеспечивал бы единство информации, получаемой с их помощью.

Итак, вам нужен шаблон заявки на работы. Поступают ли к вам творческие задания, заявки на выполнение работ или запросы в отдел ИТ, наличие единого источника достоверной информации имеет решающее значение. Наш шаблон заявки на работы также можно объединить с формами, чтобы гарантированно получать все необходимые сведения непосредственно при подаче заявки.

Читать о том, как быстро проделать путь от заявки до результата

10. Шаблон плана продаж: ставьте чёткие цели

Использовать шаблон

План продаж не должен стать документом, который вы создали в начале цикла продаж, а затем отложили в сторону. Чтобы специалисты по продажам могли сформировать и поддерживать прочную основу, им необходим тщательно проработанный, структурированный план продаж.

Имея эффективный шаблон плана продаж, вы можете централизованно фиксировать цели отдела продаж, целевую аудиторию, целевые показатели доходности, стратегии и препятствия, которые могут возникать на вашем пути. Воспользуйтесь нашим шаблоном плана продаж, в котором есть структура, необходимая для подготовки каждой отдельной части вашего плана продаж.

11. Контрольный список для новых сотрудников: создание унифицированного процесса адаптации

Использовать шаблон

Менеджеры вкладывают столько времени и сил в поиск наилучшего кандидата, что подготовка к его адаптации в коллективе может происходить в авральном режиме. Для того чтобы каждый новый сотрудник чувствовал себя комфортно, необходимо стандартизировать процесс адаптации и предоставить всем менеджеру по подбору персонала всё необходимое для успешной работы.

Контрольный список адаптации новых сотрудников — это стандартизированный процесс, которому должен следовать каждый менеджер. В таком списке необходимо обозначить ключевые элементы, по которым должны работать менеджеры, включая приветственные письма, персональную встречу и сопровождение нового участника коллектива, требования для специалистов отдела ИТ в части подготовки рабочего места и многое другое. И хотя в каждом отделе могут быть свои традиции и требования к обучению, стандартизация общей схемы адаптации по нашему шаблону контрольного списка для новых сотрудников создаст менеджерам и новичкам все условия для успешного прохождения этого процесса.

Читать о том, как использовать Asana для адаптации новых сотрудников

Настраиваемые шаблоны проектов

Бывают ситуации, когда требуется объединить определённые рабочие процедуры вашей группы в одном шаблоне. В таком случае необходимо преобразовать выполненные ранее проекты в шаблоны с возможностью сохранения некоторых элементов, таких как задачи, ключевые вехи и этапы проекта. Имея в своём распоряжении чёткий план проекта, превратите его в шаблон, который можно будет использовать в будущем.

С помощью инструмента управления работой, такого как Asana, любой ранее выполненный проект можно преобразовать в шаблон. После этого останется только выбрать даты начала и завершения проекта — и можно приступать к его реализации по чёткому индивидуально проработанному плану.

Чем лучше шаблоны проектов, тем эффективнее их планирование

Запуск нового проекта может быть напряжённым событием, особенно если вы отвечаете за планирование и управление этим проектом.

С какими бы проектами вы ни работали, — запуск нового продукта, маркетинговая кампания или что-то ещё — шаблоны дают вам основу, чтобы не нужно было создавать план с нуля. А если пользоваться инструментом управления проектами, таким как Asana, ваш проект просто обречён на успех.

Готовы создать план очередного проекта? Попробуйте использовать шаблон проекта от Asana.

Шаблоны проектов | Microsoft Docs

• 08/17/2021
• Чтение занимает 2 мин

Были ли сведения на этой странице полезными?

Please rate your experience

Да Нет

Хотите оставить дополнительный отзыв?

Отзывы будут отправляться в корпорацию Майкрософт. Нажав кнопку «Отправить», вы разрешаете использовать свой отзыв для улучшения продуктов и служб Майкрософт. Политика конфиденциальности.

Отправить

В этой статье

Относится к приложению Project Service версии 3.x

Шаблон проекта — это предварительно определенная структура, которая помогает быстро и легко начать проект. Можно использовать предварительно заданный шаблон для создания нового проекта одним щелчком. В отношении проектов необходимо определить обязательные условия для шаблонов проекта. Следует задать календарь по проекту для каждого шаблона проекта, и роли и прайс-листы необходимо предопределить в организации, чтобы эти компоненты шаблона содержали полезные данные.

Шаблон проекта состоит из трех компонентов: расписание, оценки проекта и участники проектной группы.

Расписание

Расписание в шаблоне проекта имеет тот же набор элементов, что и расписание в проекте. Можно создать иерархию задач, связать роли с задачами, определить атрибуты расписания и задать зависимости. Расписание в шаблоне проекта также поддерживает режимы задачи для каждой задачи. Следовательно, оно поддерживает подсистему планирования. Необходимо связать календарь проекта с проектом. При составлении рабочего расписания нет разницы между шаблоном проекта и проектом.

Оценки проекта

Оценки проекта в шаблоне проекта работают таким же образом, как и оценки проекта в проекте. Однако затраты и продажные цены извлекаются из прайс-листов стоимости и продаж по умолчанию, которые определены в параметрах.

Создание проекта из шаблона

Существует несколько способов создания проекта из шаблона проекта:

• При создании проекта из предложения с расценками можно выбрать шаблон проекта в диалоговом окне Быстрое создание: Проект.

• При создании нового проекта путем выбора пункта Создать проект, страница Проект отображается перед сохранением записи. В поле Выберите шаблон выберите один из предопределенных шаблонов проекта в организации.
• Используйте Создание проекта из шаблона на странице Сущность шаблона.

Копирование компонентов шаблона в проект

При копировании компонентов шаблона проекта в проект несколько переопределений выполняется, в зависимости от настроек в проекте.

Копирование расписания

При копировании расписания из шаблона проекта рабочие часы из календаря проекта применяются к расписанию задач, если календарь проекта отличается от календаря шаблона. Таким образом расписание корректируется в соответствии со связанным календарем проекта. Аналогично первая задача в расписании принимает дату начала проекта, и расписание остальной иерархии обновляется с учетом продолжительности и зависимостей, определенных в шаблоне.

Копирование оценок проекта

При копировании между строками оценки проекта прайс-листы обновляются. Для списка себестоимости эти обновления основаны на подразделении, отвечающем за проект. Для прайс-листа продаж они основаны на клиенте. Для проектов, которые связаны с сущностью продаж, стоимость единицы и цены продажи определяются на основе этих прейскурантов.

Копирование проектной группы

При копировании рабочей группы проекта из шаблона проекта в проект, универсальные ресурсы копируются вместе с навыками и компетенциями, определенными в шаблоне. Назначения универсальных ресурсов также обслуживаются как в шаблоне проекта. Именованные ресурсы не поддерживаются в шаблонах проектов.

Пользовательские шаблоны и расширения для Visual Studio под проект (Часть 2: шаблоны проектов) / Хабр

В прошлый раз я рассуждал на тему расширений и шаблонов, что их можно создавать не только для общего пользования, но и для нужд конкретного проекта. А так же показал, как легко можно создать шаблон элемента (класса, например). Вы можете ознакомиться с предыдущей статьей по этой ссылке. Здесь же мы поговорим про создание шаблона проекта.

Начало тут похожее на создание шаблона элемента. Меню Проект — Экспорт шаблона…

Выбираем Шаблон проекта, проект, на основе которого ходим сделать шаблон, жмём Далее.

Здесь все так же, как и в случае с шаблоном элемента. Только вместо Далее жмем Готово.

В проект для шаблона я добавил пустую папку Controllers, пустой класс Startup.cs, одну ссылку на локальный проект и одну ссылку на Nuget пакет.

Найти шаблон проекта значительно сложнее, чем шаблон элемента, потому что проект попадает отнюдь не в начало списка. Тут придется воспользоваться поиском.

Я ни в случае с шаблоном элемента ни в случае с шаблоном проекта создание на основе шаблона не демонстрировал, потому что в этом нет смысла. Создастся то, что вы в шаблон заложили, с тонкими настройками мы не играли. Поэтому сразу перейдем внутренностям нашего шаблона.

Шаблон проекта так же является zip архивом. Вот его содержимое

Здесь файл с иконкой, файл vstemplate с настройками шаблона и файлы (контент) шаблона. Так как это проект, среди файлов есть файл csproj. Ну и файл startup.cs, который мы тоже добавили.

Файл csproj будет идентичен файлу csproj того проекта, с которого мы срисовали шаблон, файлы cs так же будут копиями тех файлов, которые мы разместили в нашем шаблонном проекте.

Интерес тут представляет файл vstemplate.

<VSTemplate Version="3.0.0" xmlns="http://schemas.microsoft.com/developer/vstemplate/2005" Type="Project">
  <TemplateData>
    <Name>VsExtensionsPolygon.ProjectForTemplate</Name>
    <Description>&lt;Нет описания&gt;</Description>
    <ProjectType>CSharp</ProjectType>
    <ProjectSubType>
    </ProjectSubType>
    <SortOrder>1000</SortOrder>
    <CreateNewFolder>true</CreateNewFolder>
    <DefaultName>VsExtensionsPolygon.  ProjectForTemplate</DefaultName>
    <ProvideDefaultName>true</ProvideDefaultName>
    <LocationField>Enabled</LocationField>
    <EnableLocationBrowseButton>true</EnableLocationBrowseButton>
    <CreateInPlace>true</CreateInPlace>
    <Icon>__TemplateIcon.ico</Icon>
  </TemplateData>
  <TemplateContent>
    <Project TargetFileName="VsExtensionsPolygon.ProjectForTemplate.csproj" File="VsExtensionsPolygon.ProjectForTemplate.csproj" ReplaceParameters="true">
      <Folder Name="Controllers" TargetFolderName="Controllers" />
      <ProjectItem ReplaceParameters="true" TargetFileName="Startup.cs">Startup.cs</ProjectItem>
    </Project>
  </TemplateContent>
</VSTemplate> 

Как видите, VSTemplate.Type тут имеет значение Project.

ProjectType может содержать одно из трех значений: CSharp, VisualBasic или Web.

CreateNewFolder отвечает за создание проекта в отдельной папке.

LocationField отвечает за то, будет ли в диалоговом окне создания проекта поле с расположением создаваемого проекта.

CreateInPlace

флаг. Если true, то замена переменных шаблона на значения происходит на месте, если false, то проект сначала создается в темповой папке, затем происходит замена, затем проект перемещается в папку назначения. По умолчанию true. Я полагаю, что опцию false следует использовать, когда мы создаем множество файлов с использованием переменных. Если создать проект сразу на месте, студия начнет его обработку до полной замены всех переменных, а значит будут потрачены лишние ресурсы.

Здесь элемент ProjectItem содержится внутри блока Project.

Project отвечает за создание проекта. атрибуты у этого элемента идентичны

ProjectItem (есть некоторые различия, но нас они сейчас не интересуют).

Помните, мы могли найти наш шаблон только по имени? Можно добавить к нему теги. Для этого существует три дополнительных настройки в блоке TemplateData. Это LanguageTag, PlatformTag и ProjectTypeTag. Давайте добавим их и посмотрим что получится.

    <LanguageTag>CSharp</LanguageTag>
    <PlatformTag>Windows</PlatformTag>
    <ProjectTypeTag>Web</ProjectTypeTag>

Заменим файл в архиве и перезапустим студию.

Теперь наш шаблон можно найти по тегам. Чтобы добавить несколько тегов одного типа, нужно в продублировать элементы.

    <LanguageTag>csharp</LanguageTag>
    <LanguageTag>Typescript</LanguageTag>

Полное описание работы с тегами здесь.

Почему то я не смог вывести шаблон проекта вверх изменяя SortOrder. Может, кто-нибудь подскажет почему?

Путь для шаблонов проектов, кстати

C:\Users\[user_name]\Documents\Visual Studio 2019\Templates\ProjectTemplates

И еще одна деталь. Возможно это и очевидно, но шаблоны эти для Visual Studio, в dotnet они недоступны.

Как мы пришли к единому шаблону проекта

16 апреля 2021

Блог

В одной из прошлых статей мы писали, как всей компанией перешли на единый трекер на базе Azure DevOps (TFS). Это позволило нам создать единый свод правил для ведения проектов. Рассказываем, как наш проектный офис разработал логику, по которой сейчас работают все наши команды.

Сам по себе единый трекер не гарантирует, что во всех командах рабочие процессы пойдут одинаковым образом. Чтобы это произошло, в компании должно быть единое представление об управлении проектами – и на верхнем уровне, где менеджеры планируют развитие продукта, и на нижнем, где разработчики выполняют задачи и поставляют релизы заказчику.

Такое единое представление даёт преемственность опыта. Все проекты похожи один на другой, все команды используют одинаковые подходы и разговаривают на одном языке. С этой целью наш проектный офис в прошлом году и взялся за создание единого шаблона, который объединил в себе наши общие термины, процессы и настройки проектов по умолчанию.

Целью было сделать так, чтобы в итоге каждый проект можно было «прочитать» в трекере и однозначно понять его состояние. Причём сделать это может как человек (настраивать сквозные метрики по всем проектам, понимать, где всё хорошо, а где хуже), так и машина (сервис формирования Release Notes «понимает», какие задачи с какими статусами и тегами включать в рассылку). И конечно, все вновь запускаемые проекты нужно сразу создавать в тех же правилах.

Этой цели мы сейчас и добились. Когда менеджер отправляет заявку администраторам, чтобы ему завели новый проект, ему не нужно объяснять, что там должно быть: какие настройки и типы задач, к каким системам подключить. Всё необходимое есть в проекте с самого начала, можно сразу заводить спринты, заполнять задачи, готовить план разработки.

В масштабе компании теперь растёт количество стандартизированных проектов, а старые мы планомерно мигрируем. По уже переведенным можем выстраивать кросс-проектные процессы, распространять удачные практики в управлении задачами и командой между проектами (дашборды, метрики и т.д.). А проектный офис может быть уверен, что во всех командах разработка идёт по одному конвейеру, разработчики и менеджеры во всех командах вкладывают одинаковый смысл в одни и те же термины.

Дальше про то, по какой логике работает шаблон и какие настройки в него встроены по умолчанию.

Что входит в шаблон проекта True Engineering

1. Виды задач и их иерархия. Первое, о чём договорились наши команды – это единое представление о декомпозиции продукта.

На вершине пирамиды — Epic. Это бизнес-ценность, которую должна воплощать в себя функция продукта. С точки зрения разработки значимая часть функциональности, которую можно поставить за несколько итераций.

Здесь важным критерием является конечность эпика во времени, то есть достижимость конкретной цели. Хороший пример эпика — «Автоматизация тестирования на проекте».

Под ними – Feature, эти элементы разрабатываются за 1-3 спринта). Одна Feature – один бизнес-сценарий. Например, оформление командировок.

Ещё одним уровнем ниже – PBI (Product Backlog Item, единица поставки), они представляют собой отдельный кейс в рамках сценария. Подготовка заявки на командировку, согласование поступающих заявок, загрузка чеков для авансового отчёта – это PBI. Они разделяются на Task-и, атомарные единицы работы, которая назначается на исполнителя и не занимает больше 8 часов.

В результате команды получили единое видение, как нужно дробить проект, чтобы эффективно поставлять бизнес-результат – наша главная цель.

2. Механика конвейера разработки. Это огромная часть работы любого PM – они контролируют, в каком состоянии находится каждая разрабатываемая фича, отслеживают, чтобы в нужный момент команда могла отправить код на тест, и так далее.

Когда-то у каждой команды и у каждого менеджера были свои подходы, к которым они пришли за годы работы. Конечно, в общих чертах представление о процессе разработки у всех одинаковое, но нам нужно было его стандартизовать и распространить этот стандарт на всех.

Проектный офис изучил практику наших команд и сформировал единый набор статусов, по которым проходит релиз. Схему сделали максимально подробной, чтобы никакой команде не понадобилось добавить какие-то свои шаги.

В результате мы получили единый конвейер, который состоит из понятных и всем удобных шагов.

3. Поддержка планирования ресурсов и времени. Мы внедрили во всех командах три метрики для контроля трудозатрат:

• Первоначальная оценка времени на разработку
• Реально зарепорченное время
• Остаток времени

Зафиксировав на всех проектах эту систему исчисления, мы получили возможность сквозной аналитики: например, можно выгрузить всё запланированное время, сравнить с реально потраченным и понять, где происходят отклонения. Шаблон также устанавливает длительность одной итерации в двухнедельный спринт.

Технические возможности шаблона

Единый набор метрик. Про нашу проектную аналитику мы подробно рассказывали в статье про дашборды TFS. Наш шаблон сразу включает в себя всё, что нужно менеджеру, чтобы быстро оценить состояние проекта, в том числе, и когда он подключается к уже работающей команде.

Плагин TFS Aggregator. Этот инструмент подключается к проекту и позволяет автоматические контролировать движение статусов Task-ов и по этим данным отслеживать состояние их родительских PBI. В результате мы можем написать единые правила для трекера заказчика и отправлять ему оповещения о статусах релизов, комментариев к задачам и т.д. Эта функция используется для автоматического сбора Release Notes, уведомления заказчикам о поставках фич, как мы рассказывали в материале про Release Notes.

Интеграция с OLAP-кубом. Эта функциональность отвечает за анализ трудозатрат, статусов задач, контроль Time-to-Market, прочих проектных показателей. Раньше мы использовали куб для контроля показателей внутри проектов. Когда у нас появилась единая система координат, стало возможным делать сквозную аналитику по всем командам сразу – мы знаем, что во всех проектах действуют одни и те же измерения с одними и теми же смыслами.

Интеграция с трекерами заказчиков. Синхронизируем данные, чтобы во всех учётных системах статусы задач и учёт времени отражались автоматически, одновременно и корректно.

Календарь. Этот модуль помогает отслеживать, кто в команде собирается в отпуск, кого в тот или иной период привлекают к работе в параллельной команде и проч.

Куда двигаемся дальше

Наша первоочередная цель – это интеграция с порталом фича-флагов. Этот инструмент постепенно берут на вооружение всё больше наши команд, и мы хотим, чтобы состояние фич было видно в TFS.

Параллельно мы думаем над расширением перечня метрик над шаблонами. Мы хотим создать сквозные метрики, чтобы вывести эту аналитику за пределы каждого отдельного проекта. Тогда мы сможем выделять сильные стороны разных команд и определять узкие места, улучшим обмен лучшим опытом и ускорим накопление интеллекта.

Ещё одна задача – это организация ретроспективы спринтов. По нашей задумке, система должна уметь трактовать и интерпретировать результаты спринта: что планировали в начале спринта, что получили в конце, как шли работы в процессе и если были трудности, то где. Тогда в рамках ретроспективы команда будет заниматься не субъективным анализом своих результатов, а оценивать их по объективным данным.

Управление проектами ПАУ — Создание собственных шаблонов проектов

Шаблоны проектов

Шаблон проекта — это образец плана работ по проекту. План работ проекта создается на основе шаблона.

Вы можете создать собственный шаблон проекта и добавить в него своё собственное мероприятие.

Примечание — нельзя добавлять мероприятия в системные шаблоны планов работ.

Чтобы создать пользовательский шаблон проекта

В разделе Конфигурация, подразделе Шаблоны планов работ выделите шаблон проекта, на основе которого хотите создать свой и нажмите кнопку Клонировать.

По желанию измените поля и нажмите Сохранить.

В списке шаблонов проектов дважды кликните на созданном вами шаблоне проекта.

Откроется план работ по проекту. Вы можете его отредактировать по своему усмотрению. Удалить ненужные шаблоны мероприятий (выделить шаблон мероприятия и нажать Удалить). Добавить новые (нажать Создать), изменить существующие (выделить шаблон мероприятия и нажать Карточка мероприятия), распечатать список мероприятий(нажать Печать списка).

Второй способ создания шаблона проекта возможен при нажатии кнопки Создать в панели команд внизу страницы. В разделе Конфигурация, подразделе Шаблоны планов работ нажмите Создать.

В открывшемся окне выбираем Вид проекта, вносим наименование и по желанию примечания. Нажимаем Сохранить.

В списке шаблонов проектов дважды кликните на созданном вами шаблоне проекта. Откроется план работ по проекту. Вы можете его отредактировать по своему усмотрению так же, как это сделано в предыдущем варианте создания шаблона проекта.

После того, как вы отредактируете собственный шаблон проекта, вы сможете создавать на его основе новые проекты. Для этого начните создавать новый проект и на шаге 1 в поле Проект выберите ваш шаблон плана работ.

Пользовательский шаблон проекта можно удалить. Для этого выделите ненужный шаблон проекта и нажмите кнопку Удалить. Его можно отредактировать, внести правки в название, примечания — для этого выделите нужный шаблон и нажмите Редактировать. Можно открыть список мероприятий, из которых состоит шаблон проекта — нажать План работ. Есть возможность распечатать весь список шаблонов проектов — нажать Печать списка.

Примечание — удалить можно только неиспользуемый не системный шаблон проекта. Если в программе уже заведен проект по шаблону, то удалить его нельзя.

Наверх страницы

Шаблоны, формы, стандарты содержания проекта

Правильно организованный шаблон проекта поможет автоматизировать использование стандартов организации и упростить процедуру запуска и настройки нового проекта. В зависимости от типа предстоящей работы, шаблон проекта может быть весьма полным, или же в нем могут быть сформированы лишь рамочные соглашения для проекта. Если проект связан с уникальными разработками и типы зданий различны, может оказаться, что самым эффективным шаблоном проекта будет шаблон, имеющий минимальную структуру. С другой стороны, если проектируется типовое здание или разрабатываются здания-прототипы, более эффективным шаблоном проекта может оказаться тот, в который входит большее количество информации, касающейся структуры определенного проекта. Создание шаблона проекта — не то же самое, что простое копирование и переименование существующего проекта. Для правильного вызова шаблона его необходимо указать в момент создания нового проекта. Указание шаблона проекта в диалоговом окне «Добавление проекта». Это — единственная возможность его указания. При создании нового проекта параметры и файлы указанного шаблона проекта будут скопированы в новый проект. Шаблоны чертежей Для проектов AutoCAD Architecture в качестве одного из свойств проекта задаются файлы шаблонов. Они определяют, какие чертежи используются в качестве шаблонов для конструкций, элементов и видов. Данные параметры шаблонов не зависят от параметров шаблонов, заданных в диалоговом окне «Настройка». Эти шаблоны должны находиться в папке, доступной всем пользователям. Сведения о проекте Электронная таблица, доступ к которой осуществляется из диалогового окна «Свойства проекта», содержит подробную информацию, которая может связываться с основными надписями с помощью полей или же вставляться в многострочный текст или атрибуты блоков. Эти данные полностью определяются пользователем. Данные, являющиеся общими для всех проектов, следует включать в шаблон проекта. Подшивки Во все проекты AutoCAD Architecture входит файл подшивки AutoCAD (с расширением .dst). Если проект используется в качестве шаблона, его файл подшивки копируется в новый проект вместе с другими файлами и папками проекта и переименовывается в соответствии с характеристиками нового проекта. Файл подшивки содержит разнообразную существенную информацию, которую можно предварительно настроить как часть всего шаблона проекта. Файл шаблона листа по умолчанию:таким шаблоном должен быть лист, в котором определены вкладки-листы, представляющие все стандартные настройки параметров печати. В нем также должна быть вкладка-лист, сохраненная в качестве настройки листа, используемой для переопределения при публикации. Структура подгрупп: имеется возможность добавлять и удалять подгруппы листов в соответствии со стандартной схемой и структурой подшивок в организации. Листы: возможно заблаговременное создание листов для последующего автоматического формирования структуры подшивки. Пользовательские свойства подшивки: можно задавать стандартные свойства (поля данных), которые могут связываться с многострочным текстом в основной надписи или с полями атрибутов. Примечание:Если задаются пользовательские свойства, которые необходимо связать с основной надписью, можно ввести «—-» в качестве значения по умолчанию, с тем чтобы впоследствии поля, значения которых не определены, можно было без труда найти и отредактировать. Папки исходных чертежей: в AutoCAD Architecture чертежи видов автоматически становятся исходными чертежами. Данный параметр следует оставлять незаполненным в свойствах подшивки проекта AutoCAD Architecture. Блок метки для видов: с ним работают с помощью инструмента «Марка названия» инструментальной палитры AutoCAD Architecture. Его также можно настроить в соответствии со стандартами организации. Этот параметр не заполняется. Блоки выносных элементов: как и в случае марок названий, их определяют с помощью различных инструментов выносных элементов на инструментальных палитрах AutoCAD Architecture. Возможна их настройка в соответствии со стандартами организации. Данный параметр заполнять не следует. Стандарты проекта Все параметры, заданные в диалоговом окне «Настроить стандарты проекта AD», будут скопированы вместе с шаблоном проекта в новый проект. Файлы стандартов, являющиеся уникальными для проекта, другими словами, файлы стандартов, которые могут быть дополнительными или могут переопределять стандарты предприятия, следует помещать в папку «Standards» («Стандарты») шаблона проекта. Данные файлы будут скопированы в новый проект с модификацией путей. Как и в случае чертежей библиотеки стилей, если в файлы стандартов вносится файл, не основанный на проекте, требуется определиться, использовать ли сетевой диск или UNC-наименование пути к файлу. Если используется обозначение сетевого диска, для него должна использоваться одна и та же буква на всех рабочих станциях. Если выбрано имя UNC, следует обеспечить неизменность пути к серверу в обозримом будущем. Каталоги и палитры инструментов проекта Кроме соответствующих стандартам организации каталогов пользовательских инструментов, у каждого проекта имеется собственная библиотека компонентов с каталогами инструментов, связанными с этим проектом . Она также может быть задана в шаблоне проекта. Вот несколько простых правил, которым нужно следовать при создании каталогов инструментов проекта. Новый каталог создается из вида «Библиотека проекта» в Библиотеке компонентов. Доступ к библиотеке проекта осуществляется с помощью кнопки «Библиотеки компонентов» в нижней части окна Диспетчера структуры проекта. При создании новых каталогов в библиотеке проекта следует размещать их в папке Standards/Tool Catalogs (Стандарты/Каталоги инструментов), входящей в папку шаблона проекта. Внимание:Для правильного копирования каталогов проекта при выборе шаблона проекта необходимо начинать организацию шаблона проекта на основании одного из шаблонов, поставляемых вместе с AutoCAD Architecture. Также не следует забывать: хотя каталог проекта копируется из шаблона проекта, инструменты в каталоге остаются неизменными; пути к ним остаются такими же, какими они были указаны в шаблоне. Структура проекта Если идет работа над таким типом здания, основные характеристики которого переходят из одного проекта в другой, или над прототипом здания, может показаться удобным заранее задать некоторые аспекты самой структуры проекта. Ни одно из этих действий не является абсолютно необходимым, и степень предварительного определения этих компонентов выбирается пользователем. Ярусы и секции Конструкции и элементы: кроме описания категорий и вложенных категорий, все чертежи конструкций и элементов будут скопированы из шаблона проекта в новый проект. Виды: если конструкции и элементы создаются как часть структуры шаблона проекта, также можно создать чертежи видов, в которые входят конструкции. Примечание:AutoCAD Architecture позволяет использовать относительные пути к внешним ссылкам. Такой режим устанавливается по умолчанию в свойствах проекта. Если относительные пути не используются и в качестве части шаблона проекта созданы конструкции, элементы и виды, то при создании нового проекта путь к этим элементам будет переопределен автоматически в соответствии с местоположением нового проекта.

Документы

Инициирование	Анкета проекта НТИ	Анкета проекта НТИ
Реализация	Шаблон реестра изменений	Реестр изменений отражает перечень Запросов на изменение проекта и их статус. Согласно Положению о мониторинге и управлении изменениями проекта НТИ реестр размещается в ИС РЕИД НТИ.
Разработка	Шаблон сметы проекта	Шаблон сметы проекта является неотъемлемой частью описания проекта.
Реализация	Шаблон Плана управления рисками	План управления рисками – один из инструментов управления проектом. Документ описывает подход к управлению рисками и к выявлению рисков, меры реагирования, роли и уровни ответственности и т.д. Внутри шаблона Плана управления рисками прикреплен шаблон реестра рисков.
Реализация	Шаблон Запроса на изменение проекта Документ (DOCX) Таблица (XLS)	Шаблон Запроса на изменение проекта фиксирует изменение основных параметров проекта и причины данных изменений. Формируется в соответствии с Положением о мониторинге и управлении изменениями проекта.
Инициирование	Шаблон презентации проекта	Шаблон презентации проекта, которая может быть представлена всем заинтересованным сторонам, в том числе на рассмотрение Коллегиальных органов, включая Проектный комитет и Межведомственную рабочую группу.
Отбор	Шаблон презентации для Экспертного совета	Шаблон презентации для Экспертного совета.
Реализация	Шаблон отчета по этапу	Шаблон отчета по итога завершения этапа проекта. Формируется в соответствии с Положением о мониторинге и управлении изменениями проекта.
Реализация	Шаблон плана приемки результатов и целевых показателей	Обязательный документ для каждого проекта. Предусмотрен механизмом управления проектом, который описан и утверждён в документе «Описание проекта». Документ «План приёмки результатов» содержит, непосредственно, план приемки результатов и целевых показателей проекта. Минимальный перечень результатов должен содержать все результаты, указанные в контрольных точках Описания проекта. Перечень целевых показателей должен соответствовать целевым показателям, указанным в Описании проекта.
Разработка	Методические указания (Описание проекта должно подаваться единым документом в формате word (подписанный документ в pdf и на бумажном носителе), при этом для удобства заполнения Приложения №2 и № 5 дополнительно приведены в форме excel)	Документ Описание проекта разрабатывается с целью оценки и отбора проектов для реализации в рамках НТИ. Шаблон создан на основе требований к разработке проектов НТИ, установленных Положением о разработке, отборе, реализации и мониторинге проектов в целях реализации планов мероприятий («дорожных карт») Национальной технологической инициативы, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 18 апреля 2016 г. № 317. Шаблон документа включён в «Методические указания по описанию проектов в целях реализации планов мероприятий»
Инициирование	Шаблон Модели проекта	Модель проекта включает описание ключевых параметров проекта и используется для рассмотрения проекта на Проектном комитете в качестве сопроводительного материала.
Инициирование	Запрос на проект НТИ	Рассмотрение проектов для включения в реестр проектов НТИ происходит на основании Запроса на проект. Для подачи Запроса заполните Заявку, размещенную по представленной ссылке. На основании заполненной Заявки происходит рассмотрение проектов для включения в реестр проектов НТИ в целях реализации дорожной карты.
Разработка	Пакет документов по проекту от РГ на Проектный офис НТИ для экспертизы и отбора	Пакет включает в себя документы, которые РГ направляет в ПО НТИ для проведения экспертизы, отбора и утверждения проекта на Межведомственной рабочей группе.
Реализация	Памятка-шаблон по заполнению ежемесячной отчетности	Памятка по заполнению отчетов для Руководителей проектов, членов проектной команды, которым делегированы полномочия по предоставлению данных для ежемесячной отчетности. Данный документ разработан для снижения рисков типовых ошибок при заполнении отчета и повысить качество данных.
Реализация	Шаблон Регламента управления проектом	Регламент управления проектом – обязательный для всех проектов документ, в соответствии с механизмами управления проектом, утвержденными в Описании проектов. Данный шаблон является обязательным и минимальным, и может дополняться разделами по усмотрению команды проекта

Шаблон еженедельного расписания работы

для Excel — ProjectManager.com

Шаблон расписания работы сотрудника является важным элементом управления вашими человеческими ресурсами, поэтому вы можете контролировать свой проект по мере его продвижения по календарю до успешного завершения. Составьте еженедельный график работы своей команды, чтобы лучше управлять рабочим процессом своего проекта, с помощью этого простого шаблона еженедельного графика работы. Вы можете отметить дни, когда ваша команда работает над проектом или определенной задачей, а также узнать их ставку заработной платы и часы, потраченные на выполнение этих задач.

Что такое график работы сотрудника?

График работы сотрудника — это список сотрудников с указанием их местонахождения, рабочего времени и обязанностей в течение определенного периода времени, например недели или месяца.

График работы сотрудников с 9 до 17 часов. Это традиционная модель еженедельного расписания с понедельника по пятницу, но есть некоторые задания, в которых календарь работает немного иначе. «Понедельник» на самом деле может начаться в среду, а затем воскресенье — новая пятница.Это зависит от типа работы.

Шаблон еженедельного расписания ProjectManager

Затем есть посменный график работы, когда компания делит день на смены, обычно потому, что работа ведется круглосуточно и без выходных. Затем командам назначают определенные периоды времени, обычно с восьмичасовыми интервалами. Эти смены могут быть фиксированными или меняться изо дня в день или из недели в неделю, что называется графиком ротации сотрудников.

Гибкий график работы сотрудников — это когда член вашей команды может варьировать свое прибытие и уход, часто даже выбирая календарные дни, в которые они хотят работать, при условии, что они выполняют свои задачи в отведенный срок.

Наконец, есть графики работы неполный и полный рабочий день. Полный рабочий день составляет 40 часов в неделю, хотя это определение не принято. Стандартное время для неполного рабочего дня — менее 40 часов в неделю. Опять же, ни одно из этих определений не высечено на камне и варьируется от организации к организации. Обычно сотрудники, занятые полный рабочий день, получают пособие, но не имеют права на сверхурочную работу, если они работают более 40 часов в неделю.

Зачем нужен шаблон еженедельного графика работы

Независимо от того, чем вы занимаетесь, шаблон рабочего графика сотрудника является важным элементом в обеспечении вашей продуктивности и эффективности.

Одна из причин заключается в том, что шаблон еженедельного расписания помогает организованно выполнять задачи. График работы снижает стоимость ресурсов и гарантирует, что вы получите максимальную отдачу от своей команды в то время, которое вы запланировали для проекта.

Шаблон еженедельного расписания сотрудников также поможет вам уложиться в сроки. Это структура, которая помогает сосредоточиться на целях и сроках выполнения, что делает проект более управляемым и упрощает достижение результатов.

Вы также можете помочь определить работу с помощью шаблона еженедельного расписания.У вас есть только определенное количество времени на выполнение проекта, а график работы сотрудников помогает вам расставить приоритеты в этой работе, указав в календаре, что необходимо сделать.

Это может быть неочевидно, но шаблон расписания сотрудников помогает сбалансировать работу и личную жизнь, что делает вашу команду более лояльной и помогает удерживать таланты. Имея четко определенный график работы, ваша команда четко знает, в какие даты они должны работать, а когда нет. Это особенно важно для удаленных сотрудников, которые могут сгореть.

Итак, шаблон еженедельного графика работы помогает управлять командой, а также снижает уровень стресса до минимума. Звучит как беспроигрышный вариант. Шаблоны рабочего графика автоматизируют процесс и избавляют вас от необходимости изобретать велосипед. Начните работу с нашим шаблоном еженедельного расписания для Excel, который поможет вам в кратчайшие сроки приступить к работе.

Однако шаблон рабочего графика для Microsoft Excel пока только поможет вам в управлении доступностью вашей команды. Программное обеспечение для управления проектами упрощает планирование задач и отслеживание еженедельных графиков сотрудников.

Шаблон рабочего графика только поможет вам в управлении доступностью вашей команды. Программное обеспечение для управления проектами упрощает планирование задач и позволяет сбалансировать рабочую нагрузку команды. Облачное программное обеспечение планировщика расписания ProjectManager позволяет вам настроить доступность вашей команды, от PTO до отпуска и праздников. Теперь вы можете легко и быстро составить график работы. Инструменты планирования ресурсов, такие как наша диаграмма рабочей нагрузки, показывают, у кого слишком много или слишком мало заданий. Затем вы можете сбалансировать рабочую нагрузку, изменив свое ежемесячное или недельное расписание прямо на этой странице просмотра календаря, повысив продуктивность каждого и обеспечив отличный график работы.

Создавайте сбалансированные графики работы с помощью диаграмм Ганта ProjectManager и инструментов управления ресурсами.— Попробуйте бесплатно!

Как составить график работы с помощью нашего бесплатного шаблона расписания сотрудников

После того, как вы скачали шаблон рабочего расписания в Excel, выполните следующие простые шаги, и вы сможете начать пользоваться его преимуществами.

1. Откройте бесплатный шаблон рабочего расписания Excel
2. Откройте вкладку График работы сотрудника
3. Щелкните ячейку под столбцом под названием сотрудник
4. Перечислите всех своих сотрудников по именам в другой строке
5. Рядом с именем укажите задачи сотрудника и проект
.
6. Отметьте дни, в которые каждый сотрудник должен работать

Это так просто.Шаблон расписания сотрудников представлен в виде ежемесячного календаря, но вы можете настроить его на еженедельный или ежедневный режим в зависимости от ваших потребностей.

Что можно и чего нельзя сделать с помощью этого шаблона рабочего графика

Осведомленность о недельном расписании сотрудников и умение эффективно его составлять крайне важно для успешного выполнения проекта. Наш шаблон бесплатного расписания сотрудников — это первый шаг к тому, чтобы это обещание стало реальностью. Но шаблоны рабочего расписания в Excel подходят только для этого.Хотя они и полезны, вы обнаружите, что они не дают вам гибкости и контроля, которые можно получить с помощью программного обеспечения для управления проектами в Интернете с функциями планирования и расписания.

Что может сделать этот бесплатный шаблон расписания сотрудников

Шаблон еженедельного расписания может собирать данные о членах вашей команды и их графике работы. В нем есть место, где вы можете составить ряд для каждого сотрудника по имени, задаче и проекту, над которым они работают. Есть даже место для списка их задач и дней, по которым они должны работать.Но шаблон расписания сотрудников Excel по своему замыслу является статическим документом. Если вы хотите обновить его, это нужно делать вручную, что отнимает много драгоценного времени.

В качестве альтернативы, программное обеспечение для управления проектами, оснащенное инструментом для планирования недельного расписания и календарным представлением, ускорит процесс создания недельного расписания сотрудников.

Чего не может сделать этот бесплатный шаблон расписания сотрудников

Как отмечалось выше, шаблон представляет собой отдельный документ Microsoft Excel.Да, это электронная таблица, и вы можете загрузить ее на свой компьютер и при необходимости изменить доступность, но будьте осторожны, чтобы не было больше одной версии шаблона расписания вашего сотрудника, иначе вы можете составить расписание на основе неточных данных.

Поскольку шаблон рабочего расписания Excel хранится на компьютере, члены группы не могут совместно работать и обновлять свой статус, и эти данные не собираются в режиме реального времени. С помощью онлайн-инструмента, такого как ProjectManager, существует один ежемесячный или еженедельный график работы, который всегда обновляется в режиме реального времени, поэтому менеджеры знают о доступности своей команды

Как ProjectManager помогает составлять графики работы

Думайте о бесплатном шаблоне рабочего расписания в Excel как о первом этапе вашего плана по управлению рабочей нагрузкой.Это хороший способ организовать свою команду и собрать дни и часы. Теперь у вас есть вся эта информация о расписании в одном месте.

Проблема с использованием шаблонов расписания сотрудников Excel заключается в том, что они отделены от всех других инструментов управления проектами, с которыми вы работаете. Если вы управляете проектом, вам понадобится какое-то программное обеспечение для управления проектами, такое как ProjectManager, для управления различными элементами вашего проекта, такими как планирование сотрудников, управление ресурсами и учет времени, чтобы привести ваши проекты к успеху. завершение.

Когда вы вручную вводите данные из шаблона бесплатного рабочего графика для Excel в ProjectManager, теперь у вас есть видимость назначений всех членов вашей команды в одном или нескольких проектах. С первого взгляда вы можете увидеть, какие задачи выполняются вовремя, какие — по графику, а какие просрочены.

Вы также можете посмотреть:

• Кто над чем работает
• Какова запланированная и фактическая загруженность ваших ресурсов
• Кто готов к дополнительной работе, а кто перегружен

Управление рабочим графиком сотрудников с помощью онлайн-инструмента управления проектами, такого как ProjectManager, значительно упрощает управление рабочей нагрузкой вашей команды, чем переход от одного документа к другому или от приложения к приложению, и все это ведет к высокой производительности проекта.

Другие бесплатные шаблоны Excel для дополнения вашего рабочего графика

Наш бесплатный шаблон рабочего графика — один из многих, которые могут быть включены в график вашего проекта. Это также один из многих бесплатных шаблонов управления проектами Excel, которые мы предлагаем на нашем сайте. Вот три дополнительных шаблона расписания, которые полезны для каждого этапа вашего проекта.

Бесплатный шаблон расписания в Excel

Как отмечалось выше, шаблон рабочего графика не обновляется сам по себе, для этого вам понадобится программное обеспечение для управления проектами в Интернете.Но если вы не готовы сделать этот шаг вперед, вы можете увеличить недельное расписание сотрудников с помощью нашего бесплатного шаблона расписания. Это документ Excel, с помощью которого ваша команда может вести учет своего рабочего времени, чтобы вы могли получать им деньги и отслеживать их работу.

Бесплатный шаблон диаграммы Ганта в Excel

Мы не хотим бросать наш шаблон рабочего расписания Excel в тупик, но если у вас возникнут проблемы с его включением в расписание своего проекта, почему бы не перейти на наш бесплатный шаблон Excel для диаграммы Ганта? Вместо записи дат вы можете создать фактическое расписание сотрудников.В шаблоне диаграммы Ганта перечислены задачи и их продолжительность на временной шкале проекта, поэтому вы можете видеть весь проект сразу. Затем разбейте его на этапы, настроив цвета и отметив начало или конец этих этапов с помощью функции вехи.

Бесплатный шаблон отслеживания задач Excel

Расписания сотрудников меняются по ряду причин, многие из которых связаны с задачами. Задачи могут быть заблокированы, заблокированы или их ресурсы не сбалансированы. Чтобы ваша команда не отставала от графика, вы должны следить за своими задачами.Используйте бесплатный шаблон отслеживания задач Excel для отслеживания задач, чтобы вы могли отслеживать ход выполнения, выявлять любые проблемы и решать их, прежде чем они станут проблемами. Конечно, использование ProjectManager дает вам функции управления задачами и планирования, которые расширяют возможности шаблонов рабочего расписания.

Связанное содержимое

ProjectManager — это не только онлайн-решение для управления проектами, но и центр знаний для менеджеров проектов по всему миру. С обучающими видео по управлению проектами, публикуемыми еженедельно в дополнение к нескольким сообщениям в блогах, каждый найдет что-то для себя, от ученика до подмастерья.

Ниже приведены некоторые публикации, связанные с расписанием, которые мы опубликовали за многие годы и которые могут помочь вам получить максимальную отдачу от вашего шаблона рабочего расписания.

ProjectManager — это облачное программное обеспечение, которое предлагает диаграммы Ганта, календари проектов и другие инструменты планирования, которые помогут вам более эффективно управлять командами. Поскольку это онлайн-инструмент для PM, нет необходимости в сложной установке сервера. Доступ к программному обеспечению можно получить в любом месте и в любое время.

Более того, вы получите наиболее точную картину графика вашего сотрудника на данный момент с его отчетами в реальном времени.Затем вы можете увидеть все аспекты проекта сразу на одной странице с его панелью управления, графическим представлением показателей проекта, которыми легко поделиться для простой отчетности. Нажмите здесь, чтобы начать 30-дневную бесплатную пробную версию!

10 удобных шаблонов управления проектами (2021)

Ищете шаблон управления проектами ?

Шаблоны управления проектами могут помочь руководителю проекта сэкономить массу времени при создании новых проектов. Поскольку им не нужно начинать с нуля, шаблон помогает им избавиться от повторяющейся утомительной работы.

Но есть проблема.

Существуют сотни шаблонов (в Excel и других форматах), и не каждый бесплатный шаблон подойдет каждому руководителю проекта !

К счастью, мы можем диагностировать потребности вашего проекта и прописать вам нужных шаблонов.

В этой статье мы расскажем, что такое шаблон управления проектами, зачем они вам нужны, и выделим 10 полезных шаблонов Excel для различных нужд управления проектами.Мы также расскажем, как инструмент управления проектами может помочь вам эффективно управлять несколькими проектами.

Шаблоны Excel — действительно не лучший способ управлять вашими проектами. Узнайте, что это за ограничения и как их преодолеть с помощью специального бесплатного инструмента управления проектами.

В качестве бонуса нам поможет лучший диагност Принстон-Плейнсборо — доктор Хаус из шоу House M.D.!

Приступим!

Что такое шаблон управления проектом?

Шаблон управления проектом — это лист с заполнителями, которые помогут вам документировать различные действия по проекту, например:

• Планирование проекта
• Установка целей
• Создание графиков работы
• Управление затратами
• Назначение задач
• Отслеживание статуса проекта

Но насколько они полезны в реальных проектах? И могут ли они произвести впечатление даже на доктора?Дом?

Давайте узнаем…

Зачем вам нужен шаблон управления проектом?

Шаблоны Excel могут упростить вам начало работы над проектами, особенно повторяющимися проектами, которые похожи по своей природе.

Если вы создаете схему проекта вручную, каждый раз, когда вы начинаете новый проект, у вас не останется времени, чтобы поработать над своими заданиями!

Теперь, конечно, невероятно проще управлять проектами с помощью специальных бесплатных инструментов управления проектами, таких как ClickUp.

Однако давайте разберемся, как шаблоны Excel могут помочь в начале вашего пути к управлению проектами, на примере нашего хорошего друга Хауса.

Что он получает в первую очередь, когда у Хауса появляется новый пациент?

Медицинское заключение пациента!

Это запись с заполнителями для их истории болезни, симптомов, группы крови и других данных.

Поскольку вся эта информация доступна ему, Хаус может немедленно приступить к диагностике своих проблем.

Однако, если бы у него не было их медицинского заключения, Хаусу пришлось бы вручную запрашивать у пациента все эти данные, что требует огромного терпения… чего он еще не знает!

Точно так же запуск проекта требует много усилий.

Вам необходимо создать предложение по проекту, определить объем проекта, создать иерархическую структуру и многое другое!

Однако, если у менеджера проекта есть набор шаблонов, он может быстро ввести данные своего проекта и сразу же приступить к работе.

Таким образом, вам не придется тратить время на настройку с нуля каждый раз.

Вот несколько шаблонов Excel, разработанных для базового управления проектами :

10 бесплатных шаблонов управления проектами

Прежде чем мы выделим некоторые полезные шаблоны, обратите внимание, что Excel имеет некоторые ограничения.

Помните:

Excel никогда не создавался для управления проектами.

Однако он предлагает несколько бесплатных шаблонов управления проектами, которые можно использовать для простого управления проектами.

Но подождите … как получить к ним доступ?

Откройте MS Excel, щелкните вкладку «Создать» и введите «проект» в строке поиска справа.

Вы получите доступ к любому шаблону проекта, который есть в Excel, например:

• Шаблон трекера
• Шаблон диаграммы Ганта
• Шаблон списка дел
• Шаблон отчета о состоянии
• Шаблон бюджета
• Шаблон плана проекта

Давайте подробнее рассмотрим некоторые из этих шаблонов:

A.Шаблон устава проекта

Больницам необходимо создать карту пациента для каждого нового пациента, который их посещает.

Точно так же менеджеру проекта необходимо создать устав проекта перед тем, как начинать какой-либо проект.

Что такое устав проекта ?

Устав проекта — это краткий официальный документ, который описывает весь ваш проект.

Созданный во время планирования проекта устав:

• Дает спонсору проекта, команде и ключевым заинтересованным сторонам четкое представление о масштабах проекта и его результатах
• Обрисовывает в общих чертах, какие работы будут выполнены в рамках проекта (т.д., план проекта)
• Определяет бюджет проекта

Вот простой шаблон, который вы можете использовать для быстрого создания устава проекта:

Шаблон устава проекта NYU

Это простой и визуально приятный шаблон устава, который поможет вам создавать высокоуровневые резюме вашего проекта. Вы можете описать объем своего проекта и даже оценить риски проекта в зависимости от их серьезности (высокий, низкий, средний).

Щелкните здесь, чтобы загрузить этот шаблон проекта.

Б.Шаблон рабочего расписания

Создавать расписания и управлять ими могут не только врачи.

Как руководитель проекта, вы должны следить за рабочим графиком своей команды.

Почему?

Вам необходимо отслеживать:

• Над какой задачей должен работать каждый член команды
• В какие дни они должны работать
• Сколько часов ваша команда должна потратить, чтобы не отставать от графика проекта

House можно использовать этот шаблон, чтобы разделить рабочую нагрузку на пациента между Чейзом, Кэмероном и Форманом, чтобы убедиться, что он не имеет ничего общего!

В зависимости от требуемого уровня детализации вы можете выбрать один из двух форматов графика работы:

1.Шаблон еженедельного расписания

Базовый шаблон пятидневного расписания, который можно использовать для отслеживания рабочих действий вашей команды.

Щелкните здесь, чтобы загрузить его.

2. Шаблон ежедневного графика работы

Этот формат ежедневного графика работы помогает вам управлять повседневной деятельностью вашей команды по часам. Он также имеет шаблон списка дел для лучшего управления задачами.

Щелкните здесь, чтобы загрузить этот шаблон расписания.

C. Шаблон временной шкалы проекта

Вы знаете стандартную сюжетную арку для каждого эпизода Дома, верно?

Пациент заболел.

Пациенту становится лучше.

Пациент снова заболел.

Пациенту снова становится лучше.

Это не предсказуемо совсем !

Точно так же ваш проект будет проходить через фазы, и вам необходимо постоянно отслеживать прогресс своего проекта, чтобы гарантировать, что он идет по плану.

Но как это сделать?

Вы используете шаблон временной шкалы!

Шаблон временной шкалы может отслеживать каждую фазу проекта по мере того, как ваш проект приближается к своей финишной черте.

Таким образом, вы всегда будете знать, на какой стадии находится ваш проект .

Вот два шаблона временной шкалы проекта, которые вы можете использовать:

1. Четырехнедельный шаблон временной шкалы

Этот шаблон позволяет вам выделять цветом временную шкалу вашего проекта, чтобы различать разные категории задач. Вы также можете обновить статус вашего проекта в этом шаблоне.

Щелкните здесь, чтобы загрузить этот формат временной шкалы.

2. Временная шкала проекта с вехами проекта

В этом шаблоне временной шкалы используется визуальная временная диаграмма проекта, чтобы помочь отслеживать вехи вашего проекта.

Щелкните здесь, чтобы загрузить этот шаблон проекта.

Хотите более подробное руководство? Прочтите, как создать временную шкалу в Excel.

D. Шаблоны бюджета проекта

Не только пациенты должны беспокоиться о счетах!

В управлении проектами определение бюджета проекта имеет решающее значение для успеха любого проекта.

Шаблоны бюджета проекта могут помочь спонсору проекта и команде:

• Анализировать расходы проекта
• Принимать стратегические решения о распределении ресурсов
• Выявить потенциальные риски бюджета

Вот шаблон бюджета, который вы можете использовать для проектов разработки программного обеспечения:

Шаблон бюджета проекта Axia

Этот шаблон бюджета подходит для ИТ-проектов и учитывает различные расходы, такие как программное обеспечение, оборудование, сеть и поддержку клиентов.

Щелкните здесь, чтобы загрузить этот формат бюджета проекта.

E. Шаблон отчета о статусе проекта

Все мы знаем, как Хаус любит расслабляться на работе:

Однако время от времени даже Хаусу необходимо серьезно относиться к статусу своего пациента, чтобы убедиться, что его босс Кадди не взбесится.

Аналогичным образом, менеджер проекта должен составлять отчет о статусе, чтобы регулярно информировать заинтересованные стороны о ходе выполнения проекта.

И самый быстрый способ сделать это — использовать шаблон отчета .

Это поможет вам:

• Составьте карту хода выполнения задачи
• Предупредите свою команду о запросах на изменение или проблемах в проекте
• Отслеживайте все завершенные и предстоящие этапы проекта

Вот два готовых шаблона, которые вы можно использовать для создания отчета о статусе проекта:

1. Базовый шаблон отчета о статусе проекта

Этот шаблон отчета может отслеживать основные задачи, бюджет и проблемы проекта, чтобы ваши заинтересованные стороны были в курсе.

Щелкните здесь, чтобы загрузить его.

2. Шаблон ежемесячного отчета о состоянии

Используйте этот шаблон отчета, чтобы перечислить вехи, финансовые данные и другие статусы в конце каждого месяца. Он также содержит отдельный отчет, который можно использовать исключительно для целей внутренней отчетности.

Щелкните здесь, чтобы загрузить его.

F. Шаблон расписания

Поскольку они заняты спасением жизней, у врачей может не быть времени регулярно просматривать свои расписания!

Однако, как руководитель проекта, вы всегда должны следить за расписанием своей команды.

Почему?

Расписания не только помогут вам контролировать продуктивность вашей команды, но и помогут точно выставить счет вашим клиентам или спонсору проекта.

Итак, вот два шаблона, которые могут вам здесь помочь:

1. Базовый шаблон расписания

Это простой шаблон расписания, предназначенный для отслеживания обычных и сверхурочных часов вашей команды.

Щелкните здесь, чтобы загрузить этот бесплатный шаблон.

2. Шаблон еженедельного расписания

Этот шаблон поможет вам отслеживать активность члена команды в течение всей недели, включая дополнительную информацию об их проектах, например, оплачиваемые часы.

Щелкните здесь, чтобы загрузить его.

Посмотрите эти 7 дополнительных шаблонов Excel, если вам нужно больше.

Но использование Excel или даже таблицы Google — не лучший способ управлять любым проектом.

Давайте выясним, почему…

3 причины, почему вам не следует использовать Excel для управления проектами

Шаблоны, которые мы обсуждали до сих пор, могут помочь вам управлять своими проектами в Excel или в таблице Google. Но помните, эти инструменты никогда не были созданы для управления проектами или задачами !

Но не верьте нам на слово.

Вот три причины, по которым вам следует прекратить использовать Excel для управления проектами:

A. Доступность бесплатного программного обеспечения для управления проектами

Что, если бы доктор Хаус мог быть вашим доктором бесплатно?

Вы бы все еще рассматривали кого-нибудь еще?

Точно так же специализированных инструментов управления проектами , таких как ClickUp, предлагают все необходимое для эффективного управления проектами!

И помните, они созданы для управления проектами.

Это то, для чего они созданы.

От разработки плана управления проектом и создания списка дел. — , отслеживание отчета о состоянии или управление несколькими проектами — они могут помочь вам во всем, что вам нужно.

Попрощайтесь с этими готовыми шаблонами!

B. Шаблоны Excel сложно настроить

Хотя House MD может иметь шаблонную структуру, когда дело доходит до случаев, они на самом деле довольно уникальны.

Ни один случай не похож на другой, и нет стандартного способа решить каждый из них.

Это одна из причин, почему Хаусу необходимо использовать такие творческие приемы:

Точно так же бизнес-модель может потребовать нестандартного мышления.

Некоторые проекты будут уникальными с разными потребностями и требованиями.

Однако, поскольку каждый шаблон Excel является заранее созданным, вы не можете настроить его в соответствии с потребностями вашего проекта.

Например, если ваши заинтересованные стороны запрашивают счет-фактуру определенного формата, а вы не можете найти его в Интернете — готово!

С.Нет автоматизации для решения утомительного ручного ввода данных

Хотя Хаус вряд ли можно назвать образцовым сотрудником, он действительно понимает, что утомительный ввод данных неуместен.

Ни один руководитель проекта не хочет сидеть за компьютером и часами вводить данные проекта вручную !

Вам нужно потратить время на действия, в которых ваш вклад составляет , на самом деле требуется , например, подписание результатов проекта или анализ отчетов о производительности.

К сожалению, все шаблоны Excel требуют ввода всех данных вручную .

Например, расписание Excel требует, чтобы вы и ваша проектная группа вручную регистрировали данные каждый раз, когда они входят в систему, делают перерыв или выходят из системы.

Это как выбросить вашу производительность в окно!

Дополнительные ограничения Excel

Вы же не думали, что мы закончили, не так ли?

Это не только причины, по которым вам не следует использовать Excel для управления своими проектами.

Как инструмент управления проектами у него так много ограничений, что мы не можем подробно описать все в этой статье!

Итак, вот еще несколько недостатков Excel:

• Нет списков дел для отдельных членов команды : каждый член должен будет создавать свои собственные контрольные списки в отдельных приложениях, что усложняет управление задачами
• Нет автоматизации для отслеживания проекта : вам придется вручную следить за обновлениями задач, что может быть очень утомительным
• Мобильный просмотр неудобен : просмотр больших таблиц на экране мобильного практически невозможен и только утомляет глаза
• Вызывает пробелы в коммуникации : члены вашей команды не могут делать комментарии по конкретной задаче в Excel, что ограничивает совместную работу
• Нет расширенных инструментов отчетности : Excel не предоставляет вам никаких подробных отчетов для анализа производительности вашей команды
• Может произойти сбой Excel : если слишком много членов команды попытаются одновременно работать с одной и той же таблицей, Excel имеет тенденцию к сбою
• Права доступа не настраиваются : права доступа в Excel довольно двоичны — вы можете предоставить кому-либо полные права редактирования или просто права просмотра.Нет возможности настроить эти права дальше.

Хотя шаблон Excel может помочь вам , он не может устранить все проблемы с управлением проектами Excel.

Я имею в виду, что вы не отдадите своих близких (проекты) в руки тому, кто не является специалистом (Excel), верно?

Вместо этого вам нужно использовать мощные гибкие инструменты управления проектами, такие как ClickUp, которые были созданы для управления несколькими проектами !

Но что такое ClickUp?

ClickUp — ведущее в мире программное обеспечение для управления проектами.

Используемый 200000+ командами в компаниях, от стартапов до медицинских команд, этот инструмент управления имеет всего, что нужно вашим проектам.

Если вам нужно спланировать декомпозиционную структуру работы, управлять результатами проекта или отслеживать эффективность удаленной команды — ClickUp поможет вам!

Фактически, он решает так много потребностей вашего проекта, что Хаус с трудом может придумать саркастический ответ:

Вот что приготовил для вас этот гибкий инструмент управления проектами:

A.Несколько представлений

Если вы хотите, чтобы что-то было сделано, вам нужно сначала хорошо рассмотреть это, верно?

Точно так же вам нужно легко просматривать задачи проекта, чтобы следить за их выполнением.

ClickUp’s Multiple Views может помочь вам получить идеальные обзоры для задач вашего проекта:

Вот как ваше рабочее пространство может выглядеть в ClickUp:

• List View: отлично подходит для команд, которые предпочитают просматривать свою панель управления проектом в качестве GTD- стиль списка дел
• Вид доски: Визуализируйте задачи Канбан-стиль на панели управления проекта
• Представление календаря: Планируйте и управляйте расписанием проекта в календаре
• Представление в виде коробки: отображает задачи, отсортированные по исполнителям, чтобы знать, кто над чем работает быстро
• Me Mode: Показывает вам задачи, которые только назначили вам

Попробуйте получить такой уровень гибкости в Excel или Google листе !

Б.Задачи, подзадачи и контрольные списки

Большинство медицинских случаев связано с несколькими работающими — или, лучше сказать, «сломанными» частями.

Точно так же и в Agile-проекте много подвижных механизмов.

От результатов проекта до планов работ… список можно продолжать до бесконечности!

К счастью, ClickUp позволяет разделить любой сложный проект на Задачи , Подзадачи и Контрольные списки , чтобы справиться с этим, как опытный хирург.

Вот как это работает:

• Задачи и Подзадачи : разделите весь проект на более мелкие задачи и подзадачи.Теперь ваша проектная группа может работать над проектом поэтапно, а не заниматься им в целом.
• Контрольные списки : составьте простой список дел, чтобы наметить небольшие задачи и элементы проверки качества в рамках любой задачи. Затем члены вашей команды могут отмечать их, когда они быстро прогрессируют.

Звучит намного эффективнее и организованнее, чем любой шаблон списка дел в Excel , не так ли?

C. Автоматизированные диаграммы выполнения

Врачу нужна диаграмма, чтобы следить за тем, как дела у его пациента, а менеджеру проекта Agile нужны диаграммы, чтобы отслеживать прогресс своего проекта.

Однако использование инструментов отслеживания Excel, таких как шаблон диаграммы Ганта в Excel, крайне непрактично.

Вы должны сначала найти правильный шаблон, вручную, введите все данные, молитесь, чтобы вы не делали ошибок, и каждый раз повторяйте весь процесс !

На самом деле недостатков так много, что его использование может заставить Кадди сказать следующее:

После этого вам, , может понадобиться МРТ!

К счастью, ClickUp может избавить вас от этой проблемы с помощью своей автоматизированной интерактивной диаграммы Ганта.

Функция диаграммы Ганта ClickUp дает вам визуальный обзор прогресса проекта за определенный период времени. В отличие от скучной диаграммы Ганта из шаблона диаграммы Excel, эти диаграммы просты и очень интересны в использовании.

Более того, эти диаграммы Ганта обеспечивают тонны автоматизации, упрощая управление задачами.

Он может:

• Автоматически корректировать сроки выполнения задач и зависимости в соответствии с любыми изменениями в расписании проекта
• Рассчитайте свой критический путь, чтобы определить, какие задачи вы должны выполнить, чтобы уложиться в срок проекта
• Рассчитайте процент выполнения вашего проекта на основе готовые задачи vs.общее количество задач
• Сравните текущий прогресс проекта с его ожидаемым прогрессом

Но подождите … это еще не все.

ClickUp также предлагает другие визуальные графики, которые помогут вам отслеживать прогресс, например:

Несмотря на всю заслугу, House все же нуждается в эффективном общении со своей командой, чтобы решать его дела.

Он не справится сам!

Прости, Хаус, но это правда.

Аналогичным образом, менеджеру проекта также необходимо обсудить сложные детали проекта с членами своей команды, чтобы поддерживать проект.

Как вы это делаете?

В ClickUp каждая задача имеет встроенный раздел комментариев , который позволяет членам команды обсуждать конкретные задачи.

Функция комментариев может помочь вам:

• Уточните, что необходимо сделать в задаче
• Решите любую проблему с правильным контекстом
• Поделитесь соответствующими файлами о задачах проекта

Но когда вы оставляете комментарии , как сделать так, чтобы они не остались незамеченными?

Использование комментариев, назначенных ClickUp!

Используйте эту функцию, чтобы быстро преобразовать ваши комментарии в задачи проекта, которые можно назначить любому члену группы.Затем назначенный участник получает уведомление, и оно отображается на панели задач, что делает невозможным пропустить его!

Выполнив задание, они могут разрешить комментарий, чтобы избежать ненужных последующих действий.

E. Пользовательские статусы

Команде House всегда нужен отчет о состоянии для каждого пациента, чтобы убедиться, что все идет хорошо.

Точно так же менеджеру проекта необходимо всегда знать статус проекта своих задач.

Однако, если вы используете инструмент управления Excel, вам придется вручную запрашивать у команды проекта обновления статуса.

Это займет много времени и будет очень утомительно, правда?

Вместо этого просто используйте ClickUp!

ClickUp позволяет создавать настраиваемых статусов задач , чтобы упростить отслеживание задач проекта.

Например, если вы работаете над проектом Scrum или Agile, а не над разработкой программного обеспечения, вы можете создать этап проекта, такой как «бета-тестирование».

Таким образом, менеджерам проектов или членам команды нужно только проверить фазу проекта задачи, чтобы узнать отчет о ее состоянии.

Но это еще не все; Этот гибкий инструмент управления проектами также предлагает такие функции, как:

Заключение

Конечно, шаблоны Excel, которые мы перечислили здесь , могут помочь в управлении вашей проектной деятельностью.

Но является ли Excel универсальным инструментом для управления проектами?

Даже со всеми готовыми шаблонами Excel никогда не сможет соответствовать специальному инструменту управления, подобному ClickUp!

И точно так же, как Dr.Хаус, нет ничего лучше ClickUp.

От помощи в оценке рисков проекта и планировании проекта до управления отслеживанием проектов и более , ClickUp может справиться с любым , которое вы ему бросите.

А что самое приятное?

Как и любой шаблон Excel, ClickUp — это бесплатный инструмент для создания проектов!

Подпишитесь на ClickUp сегодня и получите все необходимое для диагностики и лечения любой проблемы проекта, с которой вы столкнетесь!

Полный список из 42 бесплатных шаблонов управления проектами

Каждому менеджеру проекта нужен хороший набор шаблонов управления проектами.Эти шаблоны PM помогут вам быстро создать все необходимые проектные документы.

Быть менеджером проекта — значит создавать массу проектной документации.

От уставов проектов и планов проектов до структурной разбивки работ — вы будете по колено в Word и Excel, создавая бесчисленные документы.

Чтобы сэкономить ваше время, мы составили огромный список документов по управлению проектами. Загрузите их, добавьте свои собственные настройки и используйте их при необходимости.

Используйте этот раздел, чтобы быстро перейти к нужному шаблону управления проектами:

Чтобы получить все эти шаблоны в одном источнике, загрузите нашу эксклюзивную электронную таблицу ниже:

Как использовать шаблоны управления проектами?

Неудивительно, что большинство шаблонов PM сделано в MS Excel.Некоторые из них используют MS Word. Чтобы использовать эти шаблоны, просто загрузите их по ссылкам ниже. Особо отмечены прямые ссылки на файлы. В некоторых случаях вам придется отказаться от своего адреса электронной почты в обмен на файл (помеченный как « Электронная почта / Требуется регистрация »).

После загрузки отредактируйте их с вашими собственными данными и экспортируйте в выбранном вами формате.

Если у вас нет Excel или Word, вы можете использовать LibreOffice в качестве альтернативы с открытым исходным кодом.

Или загрузите файл в свою учетную запись Google MyDrive.

Google конвертирует файл, и вы можете открыть его в Google Таблицах (для файлов XLS) или Google Docs (для файлов .Doc).

Чтобы упростить поиск, я сгруппировал шаблоны по различным категориям ниже.

Шаблоны устава проекта

Как мы указывали ранее, первым шагом в разработке комплексного плана проекта является создание устава проекта.

Это важный документ, в котором излагаются объем, цели и заинтересованные стороны, вовлеченные в проект.Он документирует все, что нужно проекту, и его ожидаемые результаты.

Устав проекта также служит документом бизнес-обоснования. Если вам нужно убедить заинтересованные стороны в важности проекта или обозначить цели для вашей команды, вы обратитесь к уставу проекта.

Независимо от того, используете ли вы один из представленных ниже шаблонов устава проекта или создаете его с нуля, вы всегда должны включать несколько элементов:

• Название проекта: Начните с названия.Убедитесь, что он достаточно конкретный, чтобы упростить идентификацию. Хороший шаблон для подражания — от «[Тип проекта] до [Цель проекта] для [Клиент проекта / Продукт]». Например, «Кампания по входящему маркетингу для увеличения числа квалифицированных потенциальных клиентов для Apple Corporation».
• Краткое изложение: Включите краткое изложение проекта, его цели и заинтересованных сторон.
• Цели проекта: Более подробно объяснить «почему» цели. Будьте очень конкретны в отношении желаемых результатов.Рекомендуется включать конкретные числа или хотя бы диапазон. Не говорите «увеличить посещаемость»; говорят: «увеличить посещаемость сайта на 200% за 6 месяцев».
• Бизнес-цели: Используйте этот раздел, чтобы описать, как проект вписывается в более широкие стратегические цели бизнеса. Например, если вы проводите кампанию по увеличению трафика на веб-сайт, опишите, как более высокий трафик поможет бизнесу в достижении его целей.
• Требования к проекту : Объясните требования проекта с точки зрения ресурсов — как материальных, так и нематериальных — на высоком уровне.
• Объем проекта: Используйте этот раздел, чтобы ответить на вопрос: «Что должен выполнить проект?» Сосредоточьтесь как на долгосрочных, так и на краткосрочных целях и задачах, но кратко.
• Ключевые результаты: Кратко перечислите основные результаты на различных этапах.
• График проекта: Дайте общий обзор предполагаемого графика проекта. Необязательно быть точным до дня, но подробное объяснение ключевых этапов поможет.
• Бюджет проекта: Дайте высокоуровневое описание бюджета проекта. Вы можете разбить это по потребностям в ресурсах, если хотите более подробно.

Помимо вышеперечисленного, вы также можете включить список заинтересованных сторон проекта, ролей, этапов, рисков и критериев завершения / успеха проекта.

Имейте в виду, что этот список ни в коем случае не является исчерпывающим. Вы можете расширить или уменьшить чартер в зависимости от ваших потребностей. Однако для большинства проектов будет достаточно одного и того же.

Шаблоны уставов проекта

Вот несколько шаблонов устава проекта, основанных на приведенных выше рекомендациях:

1. Шаблон устава проекта CDC

Вы можете удивиться, узнав об этом, но CDC предлагает ряд высококачественных шаблонов управления проектами бесплатно. Они не особо хорошо выглядят, но в них есть поля для всех необходимых данных. Этот шаблон устава проекта также включает подробные инструкции по его использованию.

Загрузить: CDC.gov (Прямая ссылка, Word )

2. Шаблон устава проекта NYU

Более простой, но более привлекательный шаблон устава проекта от школы менеджмента Нью-Йоркского университета.

Загрузить: NYU.edu (Прямой файл, Word )

3. Образец устава проекта общего назначения

Шаблон устава проекта общего назначения от Solarity, консалтинговой компании по управлению проектами. Этот довольно подробный и с нейтральным дизайном, который можно быстро развернуть.

Загрузить: Solarity.com (Прямой файл, Word )

4. Устав проекта агентства / шаблон бизнес-предложения

Этот шаблон устава проекта разработан специально для использования руководителями проектов в настройках агентства. Его также можно использовать как бизнес-предложение, учитывая его направленность и глубину.

Загрузить: MyPMLLC.com ( Word , PDF )

Вместо использования сложных шаблонов вы также можете использовать программное обеспечение для управления проектами, такое как Workamajig, для создания уставов проектов и систематизации всех ваших документов.Узнайте больше о возможностях PM Workamajig здесь.

Шаблоны планов проекта

Не существует фиксированного «рецепта» для составления плана проекта. Вы можете быть настолько подробными или поверхностными, насколько вам нужно. В отличие от устава проекта, который предназначен для заинтересованных сторон по обе стороны стола, план проекта в основном направлен на то, чтобы познакомить вас и вашу команду с проектом и его целями.

Думайте об этом как об упрощенной, дистиллированной форме устава проекта, но менее формальной.

Имейте в виду, что это живой документ. Вы можете изменять его по мере продвижения проекта и изучения нового. Он не должен быть исчерпывающим; он просто должен сказать вам и вашей команде, чего им нужно достичь.

Вот некоторые вещи, которые вы можете включить в план проекта:

• Идентификация проекта: Включите подробную информацию о проекте, включая его название, описание, идентификатор, клиента и имя руководителя проекта.
• Даты проекта: Укажите дату начала и предполагаемую дату окончания проекта.Вы также можете включить счетчик, показывающий количество дней, оставшихся до даты окончания.
• Прогресс: Укажите, какая часть проекта уже завершена с точки зрения достигнутых вех.
• Задачи / действия / результаты: Вы можете включить широкий обзор ключевых задач, действий или результатов, в зависимости от уровня детализации. Например, в сложных проектах вы можете сосредоточиться на результатах, в то время как в небольших проектах вы можете указать точные задачи, необходимые для получения указанных результатов.
• Сведения о задаче: Включите подробную информацию о датах начала и окончания каждой задачи, о группе или человеке, ответственных за нее, и о статусе задачи.
• Временная шкала или диаграмма Ганта: Вы также можете включить временную шкалу или диаграмму Ганта, показывающую зависимости и прогресс для каждой задачи.

Шаблоны планов проекта

Вот несколько шаблонов планов проекта, основанных на приведенных выше рекомендациях:

1. Шаблон плана целевого проекта

Этот шаблон плана проекта фокусируется на задачах, а не на результатах или этапах.Он включает диаграмму Ганта для визуализации хода выполнения проекта. Используйте его для небольших проектов с небольшим количеством задач и зависимостей.

Загрузить: AnalysisTab.com ( Excel )

2. Шаблон плана проекта, ориентированного на график

Этот шаблон расписания проекта разделяет весь проект на несколько этапов. Каждый этап далее разделен на несколько мероприятий, чтобы вы могли получить общее представление о ходе выполнения проекта.

Загрузить: Vertex24.com ( Excel )

3. Шаблон плана проекта, ориентированного на временную шкалу

График — один из важнейших элементов любого плана проекта. Этот шаблон избегает длинного списка задач, чтобы сосредоточиться на нескольких общих действиях и датах их завершения. Используйте его, чтобы держать свою команду в курсе событий или делать презентации для заинтересованных сторон.

Загрузить: OfficeTimeline.com ( PowerPoint )

4. План проекта, сфокусированный на диаграмме Ганта

Этот шаблон включает подробный список действий и связанных с ними задач, визуализированных в виде диаграммы Ганта.Вы можете использовать это практически для любого проекта, хотя вы можете создать отдельные диаграммы Ганта для более сложных проектов.

Загрузить: TemplateTab.com — шаблон планирования проекта № 15 ( Excel )

5. График проекта

Как продвигается проект? Собираетесь ли вы уложиться в сроки? Этот шаблон временной шкалы проекта поможет вам ответить на эти вопросы. Используйте его, чтобы отслеживать ключевые этапы и следить за своим прогрессом.

Загрузить: Office.com ( Excel )

Создавайте подробные планы проекта и отслеживайте ход выполнения проекта с помощью Workamajig. Кликните сюда, чтобы узнать больше.

Шаблоны отчетов о статусе проекта

Создание отчетов о статусе проекта — это основа работы любого менеджера проекта. Вам придется создавать еженедельные, ежемесячные и даже ежедневные отчеты, чтобы предупреждать заинтересованные стороны о состоянии проекта.Создание эффективных отчетов — это искусство; вы должны быть подробными, но краткими.

Итак, что вы должны включить в отчет о статусе проекта?

Для начала убедитесь, что на нем есть следующее:

• Ход выполнения задачи : четко определите все задачи, которые были выполнены с момента последнего отчетного периода, над чем вы работаете в настоящее время и что будет происходить в следующем отчетном периоде.
• Проблемы, риски и запросы на изменение: Перечислите все текущие проблемы и их статус (открытые, закрытые, ожидающие рассмотрения).Также перечислите запросы на изменение и их историю. Ваша цель должна состоять в том, чтобы предупреждать заинтересованные стороны о любых проблемах, требующих их немедленного внимания.
• Основные этапы и результат: Определите все этапы, завершенные с последнего отчетного периода. Также определите предстоящие вехи и результаты, а также даты их начала и окончания.

Из этой статьи вы узнаете, как создать отчет о статусе творческого проекта.

Если вы предпочитаете готовое блюдо, воспользуйтесь приведенными ниже шаблонами.

Шаблоны отчетов о статусе проекта

Вот несколько шаблонов отчетов о состоянии проекта, которые вы можете использовать для создания отчетов:

1. Шаблон краткого отчета о статусе проекта

Этот шаблон из библиотеки шаблонов Office короткий и по существу. В нем есть поля для обобщения статуса проекта, обзора основных задач, бюджета и проблем проекта.

Загрузить: Office.com ( Word )

2.Шаблон ежемесячного отчета о статусе проекта

Этот подробный шаблон от Университета Манитобы поставляется с четкими инструкциями по его использованию. У вас будет достаточно места, чтобы перечислить ваши ключевые достижения за последний месяц, важные KPI и финансовое состояние проекта. В нем также есть отдельный раздел для добавления примечаний и показателей для внутреннего использования.

Скачать: UManitoba.ca (Прямой файл — Word )

3. Шаблон подробного отчета о статусе проекта

В этом шаблоне MyPM есть поля для отчета о ключевых достижениях, графике проекта, отклонениях от графика, деталях бюджета, рисках и проблемах.Используйте его, если вам нужны более подробные отчеты.

Загрузить: MyPMLLC.com ( Word / PDF )

4. Шаблон отчета о статусе исполнительного проекта

Необходимо представить краткое изложение проекта основным заинтересованным сторонам? Тогда этот шаблон для вас. В этом отчете, созданном CDC, устранены все поверхностные области, и он сосредоточен на ключевых этапах, проблемах и общем резюме проекта. Что наиболее важно, здесь также есть место для исполнительных запросов.

Загрузить: CDC.gov (Прямой файл, Word )

Создавайте подробные отчеты о статусе проекта за считанные минуты с помощью Workamajig. Узнайте больше о возможностях Workamajig по управлению проектами здесь.

Мы делаем Workamajig, универсальный пакет для управления проектами, созданный для творческих команд

• Все в одном месте
• Управление проектами
• Ресурсы и планирование
• Управление задачами и учет времени
• Пользовательские панели мониторинга
• Business Insights

Шаблоны графиков работы

Как менеджер проекта, одна из ваших основных обязанностей — это управление расписанием вашей команды.Над какой задачей должен работать каждый сотрудник, в какие дни и сколько часов необходимо вести проект без сбоев.

Большинство менеджеров используют еженедельные, двухнедельные или ежемесячные графики работы для управления деятельностью своей команды. Эти расписания обычно состоят из следующих компонентов:

• Заголовок, определяющий тип расписания (еженедельно, раз в две недели и т. Д.)
• Запланированная дата или период
• ФИО сотрудника
• Работа закреплена за сотрудником
• Количество часов, отведенных на выполнение каждой задачи в каждый день недели

Что касается документации по управлению проектами, то графики работы довольно просты.Давайте посмотрим на несколько шаблонов ниже.

Шаблоны графиков работы

Вот несколько шаблонов для создания графиков работы вашей команды:

1. Еженедельный график работы сотрудника

Этот подробный шаблон еженедельного графика работы включает поля для добавления почасовых ставок оплаты, общей оплаты и ежедневных действий для каждого сотрудника. Несмотря на то, что он предназначен для сменных рабочих, вы также можете использовать его в агентстве.

Загрузить: FindMyShift.com ( Excel )

2.Шаблон графика работы сотрудника раз в две недели

Возможно, вам потребуется создать подробные ежедневные расписания для некоторых ресурсов, например для дизайнеров, работающих над несколькими проектами одновременно. В таких случаях вам пригодится этот шаблон.

Загрузить: Vertex24.com (Excel )

3. Шаблон суточного графика работы

Этот подробный ежедневный график работы идеально подходит для почасового управления ежедневной деятельностью ваших ресурсов. Он также включает в себя список мероприятий на неделю и место для добавления заметок.

Загрузить: Office.com (Excel)

Вместо использования шаблонов сэкономьте время, используя программное обеспечение для управления ресурсами и трафиком для управления своей командой. Узнайте больше о возможностях Workamajig по управлению ресурсами здесь.

Шаблоны структурной декомпозиции работ (WBS)

Иерархическая структура работ — один из наиболее важных документов, которые вы создадите в процессе управления проектом.

Как мы отмечали ранее, иерархическая структура работ включает разбиение результатов на более мелкие, более управляемые части.

Таким образом, вы можете разбить велосипед на «колеса, рама, ручка» и колеса на «обода, спицы, шины».

Структурная декомпозиция работ может иметь столько уровней, сколько необходимо, но для большинства проектов вам не нужно выходить за пределы 4-5 уровней декомпозиции. Если вам нужно использовать глаголы для дальнейшей разбивки результатов (т.е. вы описываете деятельность), вы что-то делаете не так.

Результаты на последнем уровне любой WBS называются «рабочим пакетом». Рабочий пакет описывает всю работу, необходимую для создания единого конечного результата. Таким образом, проект — это набор рабочих пакетов.

Создание иерархической структуры работ требует четкого понимания того, что на самом деле включает в себя WBS. Вам также необходимо понять масштаб проекта, составить список результатов и определить рабочие пакеты.

Чтобы узнать больше, следуйте советам в этой статье о структурах декомпозиции работ.

Шаблоны декомпозиции работ

Вместо того, чтобы делать все с нуля, используйте эти шаблоны для создания иерархической структуры работ для вашего проекта:

1. Табличный шаблон иерархической структуры работ

В этом шаблоне используется табличный формат для организации результатов по различным уровням. Он также включает в себя место для добавления заметок для каждого результата. Обратной стороной является отсутствие четкой визуальной иерархии между результатами на разных уровнях.

Загрузить: Vertex24.com (Excel )

2. Шаблон структурной декомпозиции работы блок-схемы

В этом шаблоне используется знакомый формат блок-схемы для определения результатов на разных уровнях. Вы можете добавить свои результаты в электронную таблицу, и Excel автоматически отсортирует их в блок-схему. Отлично подходит для визуального определения иерархий.

Загрузить: DemandMetric.com ( Excel ) — требуется регистрация

3.Шаблон Word WBS

Нужен простой шаблон WBS без всех сложностей Excel? Тогда этот шаблон для вас. Сделано в Word, вы можете просто отредактировать текст, чтобы добавить свои собственные результаты. Единственным недостатком является то, что он поддерживает только три уровня результатов.

Загрузить: MyWordTemplates.org (Word)

Создавайте рабочие графики за считанные минуты с помощью Workamajig. Узнайте больше здесь.

Табель учета рабочего времени

Еще одна из ваших обязанностей как менеджера проекта — отслеживать и составлять отчеты о том, как ваша команда проводит свое время.Это понадобится вам не только для отслеживания производительности, но и для создания отчетов для клиентов.

Автоматизированное решение для учета рабочего времени, встроенное в ваше программное обеспечение для управления проектами, идеально подходит для этой цели. Такие инструменты, как Workamajig, могут отслеживать, чем занимается ваша команда, и создавать подробные отчеты для клиентов.

Однако, если у вас нет доступа к инструменту учета рабочего времени, вы также можете использовать табели учета рабочего времени и заполнять их вручную.

Вы захотите включить в свои расписания следующие данные:

• Количество оплачиваемых часов, отработанных заданием
• Количество оплачиваемых часов, отработанных клиентом
• Сведения о члене команды (имя, должность, контактные данные и т. Д.))

Шаблоны расписания

Вот несколько шаблонов расписаний для быстрого ведения журнала действий вашей команды:

1. Шаблон еженедельного расписания, сделанный клиентом

Этот шаблон предназначен для отслеживания активности конкретного сотрудника в течение всей недели. В нем есть место для включения сведений о клиенте, проекте, оплачиваемых часах и ставке на каждый день.

Загрузить: Office.com ( Excel )

2.Шаблон учета рабочего времени сотрудника

Этот настраиваемый шаблон может быть изменен для охвата любого отчетного периода. По умолчанию он включает поля для определения даты, идентификатора проекта, идентификатора задачи, отработанных часов и оплачиваемых ставок. Вы можете изменить его, чтобы охватить определенный период и отслеживать еженедельный прогресс.

Загрузить: Vertex24.com ( Excel )

3. Шаблон ежемесячного расписания

Вам нужен более широкий ежемесячный обзор деятельности сотрудника? Тогда этот шаблон ежемесячного табеля для вас.Используйте его, чтобы отслеживать, сколько часов сотрудник потратил на определенные действия по проекту каждый день недели.

Загрузить: Vertex24.com (Excel )

Используйте возможности Workamajig по управлению ресурсами для автоматического отслеживания действий сотрудников и создания подробных отчетов.

Коммуникационные планы

Как любят говорить менеджеры проектов, общение составляет около 90% их работы.

От делегирования задач и решения проблем до информирования заинтересованных сторон о том, что, почему и когда в проекте, вы потратите большую часть своего времени на общение.

Продуманный план коммуникации значительно упростит вашу работу.

Коммуникационные планы

помогают вам общаться быстрее, предугадывать потребности клиентов, предупреждать вашу команду о проблемах до того, как они возникнут, и стандартизировать коммуникацию во всей вашей организации.

Любой хорошо продуманный план коммуникации должен включать следующее:

• Список заинтересованных лиц по обе стороны стола
• Заинтересованность, влияние и цели каждой заинтересованной стороны
• Коммуникационные предпочтения каждой заинтересованной стороны с точки зрения частоты, тона, формата и результатов
• План коммуникации для конкретного мероприятия для управления как разовыми, так и повторяющимися встречами
• План связи в чрезвычайных ситуациях на случай непредвиденных обстоятельств

Подробнее о создании плана коммуникации можно прочитать здесь.

Для более широкого понимания коммуникации в управлении проектами, обратитесь к этой статье о 5 важнейших элементах коммуникационных планов.

Используйте эту статью, чтобы установить цели для вашего коммуникационного плана.

Шаблоны коммуникационных планов

Создание подробных коммуникационных планов с нуля требует больших усилий. Используйте эти шаблоны, чтобы упростить себе работу:

1. Шаблон плана коммуникации CDC

Как и большинство шаблонов, предлагаемых CDC, этот также очень подробный с четкими инструкциями по его использованию.Он включает в себя раздел для анализа заинтересованных сторон, контроля версий и матрицу связи. Хотя это не самые красивые шаблоны, он достаточно подробный для большинства проектов.

Загрузить: CDC.gov (Прямой файл, Word )

2. Шаблон коммуникационного плана проекта

Этот шаблон из библиотеки MS Office предназначен для маркетинговых команд, но может использоваться в любом агентстве. Он включает несколько разделов для оптимизации коммуникации, включая положения о плане управления рисками, управлении изменениями и структуре команды.

Загрузить: Office.com ( Word )

3. Шаблон плана коммуникации НАСА

Это один из наиболее подробных онлайн-шаблонов плана коммуникации. Помимо обычных разделов, он включает в себя «интересы заинтересованных сторон / энергосистему» ​​для сопоставления важности и интересов каждой заинтересованной стороны. Он также включает раздел, в котором перечислены ваши принципы общения, чтобы обеспечить единообразие всех сообщений.

Загрузить: NASA.gov (Прямой файл, Word )

4. Шаблон плана управления коммуникациями по проекту

Созданный Марком Арнеке, PMP, этот настраиваемый шаблон управления проектами можно использовать практически в любом проекте. Он включает в себя подробные планы управления встречами, анализа заинтересованных сторон и разработки принципов коммуникации.

Загрузить: Magt.biz ( Word / PDF )

Используйте Workamajig для отслеживания всех проектных документов, включая планы коммуникации, чтобы оптимизировать операции вашего агентства.Узнайте больше здесь.

Шаблоны планов управления рисками

В каждом проекте есть проблемы, которые могут повлиять на его успех. Предвидение этих проблем и разработка стратегий их решения осуществляется с помощью плана управления рисками.

План управления рисками по существу документирует пять вещей:

• Риски: Список потенциальных рисков для проекта и их влияние на результат. Риски часто делятся на разные категории в зависимости от того, на что они повлияют — на бюджет, график или желаемую цель
• Вероятность риска: Какова вероятность того, что риск действительно произойдет? Руководители проектов обычно обращаются к историческим данным, отраслевым контрольным показателям и известным проблемам, чтобы оценить вероятность каждого риска.
• Влияние риска: Какое влияние оказывает риск на проект? Обычно вы сначала указываете субъективное влияние риска и даете ему объективную оценку по шкале от 1 до 5 (1 = наименьшее воздействие, 5 = срыв проекта).
• Приоритет риска: Исходя из вероятности риска и воздействия, вы можете рассчитать его приоритет. Высокая вероятность и высокий риск столкновения будут иметь высший приоритет.
• Реагирование на риск: Как вы стремитесь снизить риск? План управления рисками должен содержать четкие первые шаги реагирования на случай, если риск действительно произойдет.

Шаблоны планов управления рисками

Вот несколько шаблонов планов управления рисками, которые соответствуют приведенным выше рекомендациям:

1. Шаблон подробного плана управления рисками

Этот подробный шаблон был создан штатом Джорджия для всех своих внутренних проектов. Он включает разделы для качественного и количественного анализа рисков, снижения рисков и передовых методов. Вы также можете найти подробные инструкции о том, как использовать его в своих проектах.

Скачать: GTA.Georgia.gov (Прямой файл, Word )

2. Шаблон плана управления рисками проекта

Созданный Марком Арнеке, PMP, этот гибкий шаблон плана управления рисками можно использовать практически в любом проекте. В нем есть место для объяснения вашего подхода, методологии и ключевых ролей к управлению рисками. Он также включает матрицу вероятности / воздействия для количественной оценки важности каждого риска.

Загрузить: Magt.biz ( PDF / Word )

3. Общий план управления рисками

Шаблон плана управления рисками

UTDallas короткий и простой, в нем есть место для документирования рисков, их приоритетов и шагов по снижению рисков. Используйте его в простых проектах, где риски достаточно очевидны и легко идентифицировать.

Скачать: UTDallas.edu (Прямой файл, Word )

Подробнее: Как спланировать риск в своем творческом проекте

Следите за всеми текущими и предыдущими рисками, возникающими в проектах с использованием Workamajig

.

Диаграммы Ганта

Диаграммы

Ганта, как мы узнали ранее, являются одним из самых известных методов построения диаграмм в управлении проектами. Хотя диаграммам Ганта почти сто лет, они все еще находят применение в различных отраслях в проектах различной сложности.

Как руководитель проекта вы будете широко использовать диаграммы Ганта. Все, что можно разбить на составные задачи, можно представить на диаграмме Ганта. Это не только помогает визуализировать крайние сроки, но также помогает понять зависимости задач.

Обратитесь к этой статье, чтобы узнать больше о диаграммах Ганта, их преимуществах и недостатках, а также о том, как их использовать.

Хотя вы можете создавать свои собственные диаграммы с нуля в Excel, вы сэкономите много времени, используя шаблоны диаграмм Ганта.

Для еще более простого решения рассмотрите возможность использования программного обеспечения для управления проектами со встроенными диаграммами Ганта, такого как Workamajig.

Шаблоны диаграмм Ганта

Вот несколько шаблонов диаграмм Ганта, которые можно использовать для быстрого создания диаграмм:

1.График проекта Шаблон диаграммы Ганта

Этот шаблон включает в себя подробный список задач, даты их начала и окончания, текущий прогресс и, конечно же, диаграмму Ганта для визуализации всего. Вы можете использовать это практически в любом проекте.

Загрузить: Vertex24.com ( Excel )

2. Шаблон простой диаграммы Ганта

Если вам нужна простая диаграмма Ганта, которую можно быстро использовать в любом проекте, этот шаблон для вас. Этот шаблон, доступный из библиотеки шаблонов MS Office, достаточно гибкий и может использоваться для небольших и средних проектов.

Загрузить: Office.com ( Excel )

3. Шаблон планировщика проектов диаграммы Ганта

Нужна диаграмма Ганта, которая также может служить планом проекта? Тогда это шаблон для вас. Вместо подробных обзоров задач здесь основное внимание уделяется широким действиям и их срокам. Используйте его как план проекта или разверните, чтобы создать более подробную схему всех задач проекта.

Загрузить: Office.com (Excel )

4.Шаблон диаграммы Ганта для PowerPoint

Диаграммы

Ганта полезны не только для управления деятельностью проекта; их также можно использовать для визуализации прогресса проекта для клиентов. Этот шаблон PowerPoint может помочь вам показать клиентам и заинтересованным сторонам, как будет развиваться проект.

Загрузить: TemplateTab.com — шаблон диаграммы Grantt № 31 ( PowerPoint )

5. Шаблон диаграммы Ганта для проекта

Нужен шаблон диаграммы Ганта, специально разработанный для руководителей проектов, ведущих сложные проекты? Это поможет.Этот шаблон с подробными списками задач и нейтральным дизайном идеально подходит, если вам нужно управлять большим проектом с длинным списком действий.

Загрузить: Spreadsheet123.com ( Excel )

6. Диаграмма Ганта в JavaScript

Нужна диаграмма Ганта, в которой не используется какое-либо проприетарное программное обеспечение и которой можно управлять в браузере? Тогда этот шаблон для вас. Этот шаблон, созданный с использованием JavaScript, действует как полнофункциональный инструмент для редактирования диаграмм Ганта прямо в вашем браузере.Вы можете составить список задач и четко визуализировать их зависимости без использования какого-либо дополнительного программного обеспечения.

Скачать: dhtmlx.com ( Zip файл ) — Стандартная версия бесплатна; доплата за версию PRO.

7. Диаграмма Ганта HubSpot

Этот простой в использовании шаблон диаграммы Ганта является частью серии шаблонов управления проектами HubSpot, которая также включает шаблоны для памяток по проекту, бюджетов и контрольных списков. На страницах загрузки также есть инструкции по использованию шаблона.

Загрузить: HubSpot.com ( файл Excel )

Создавайте диаграммы Ганта за считанные минуты для всех проектов с помощью платформы управления проектами Workamajig. Нажмите здесь, чтобы узнать больше

Еще больше шаблонов управления проектами

Помимо вышеперечисленного, вот несколько дополнительных шаблонов для создания реестров рисков и планов бюджета проекта:

Шаблоны реестра рисков

Реестр рисков определяет все потенциальные риски для проекта на основе текущих предположений и прошлых результатов.Это живой документ, который будет обновляться на протяжении всего проекта по мере появления новых рисков.

Используйте эти три шаблона для создания реестра рисков для проекта:

Шаблон бюджета проекта

Определение бюджета проекта и того, как он будет потрачен, важно для успешной реализации проектов. Используйте эти шаблоны, чтобы создать бюджет для вашего проекта:

Жонглирование десятками шаблонов может довольно быстро стать довольно сложной задачей. Намного более быстрый способ запускать проекты — использовать программное обеспечение для управления проектами, которое может автоматически создавать для вас отчеты о состоянии, диаграммы Ганта, расписания проектов и структурные декомпозиции работ.

Workamajig может помочь вам создать все эти и многие другие отчеты. Проверьте это, щелкнув ссылку ниже.

30+ шаблонов и примеров плана проекта для согласования вашей команды

Прежде чем приступить к любому проекту, неплохо было бы начать с плана. В частности, план проекта. Это еще более важно, если вы пытаетесь лучше общаться с менеджерами, клиентами, сотрудниками и т. Д.

Почему бы просто не составить план действий в Excel или Word и не завершить его? Что ж, вы могли бы, но конечный результат будет довольно тусклым.

Не знаете, с чего начать? Это руководство предложит вам советы по разработке привлекательного плана проекта и несколько шаблонов творческого плана проекта, которые помогут вам на этом пути.

НАЧАТЬ СОЗДАТЬ БЕСПЛАТНО

Шаблоны планов проекта (забегая вперед):

1. Используйте шаблон графика проекта

для визуализации ваших сроков

Когда вы впервые намечаете график своего проекта, это может быть довольно сложно.Визуальная временная шкала помогает заинтересованным сторонам лучше понять, что нужно сделать, и к , когда .

Шаблон временной шкалы проекта — это универсальный способ визуализации этапов, процессов и целей. Фактически, четкие временные рамки — это основа твердого плана проекта. Путаница в отношении сроков и того, что требуется для этих сроков, — распространенная проблема, с которой сталкиваются многие команды при работе над проектом.

Связанные : Как написать комплексный план управления проектом (+ примеры)

Прежде всего, вы хотите определить цели вашего проекта.Используйте простую интеллектуальную карту, подобную приведенной ниже, чтобы классифицировать задачи в соответствии с вашими целями.

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Теперь вы готовы приступить к планированию своего проекта.

Инфографический шаблон временной шкалы плана проекта

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

В этом шаблоне временной шкалы проекта используются разные цвета для классификации задач на каждую неделю. Это компактный и креативный способ представить план проекта. Фактически, горизонтальные макеты шкалы времени популярны, потому что их легко вставить в презентацию.

Связанные : 120+ лучших презентационных идей, советов по дизайну и примеров

Тем не менее, горизонтальные временные шкалы сложнее уместить на страницах формата Letter. Если вы планируете это сделать, используйте менее семи баллов и сохраняйте краткое описание каждого пункта.

Шаблон временной шкалы проекта процесса планирования

Этот макет временной шкалы змейки, подобный приведенному выше, отлично подходит для временных шкал с большим количеством точек и небольшим количеством текста. Они очень компактны.Используйте их только тогда, когда вы хотите сосредоточиться на визуальных эффектах, например, когда вы представляете общий обзор начальнику или клиенту.

График основных этапов проекта на месяц

Когда дело доходит до разработки отчетов и диаграмм по проектам, цвет особенно эффективен для категоризации информации.

Вы можете использовать цвет для классификации задач по типу, неделям, участвующей команде и т. Д. В этом шаблоне временной шкалы проекта используются альтернативные цвета для строк (черный и оранжевый), чтобы привлечь внимание читателя.

Также важно разбивать ваши проекты на более мелкие задачи со смещенными сроками. Приведенный выше шаблон временной шкалы проекта включает конкретные даты выполнения задач в течение каждого месяца.

Шаблон графика некоммерческого проекта по сбору средств

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Этот шаблон временной шкалы проекта также будет хорошо работать на слайде презентации благодаря своему размеру и тому факту, что это общий обзор.

Его уникальный дизайн и яркие цвета отлично подойдут для привлечения потенциальных инвесторов, будь то новая бизнес-идея или сбор средств для вашей некоммерческой организации.

Связанные : Как создать бизнес-план, чтобы привлечь инвесторов (+ шаблоны)

Шаблон графика проекта процесса креативного дизайна

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Шаблоны временной шкалы проекта могут помочь вам сделать шаг назад и составить общий обзор, особенно когда вы находитесь на начальных этапах планирования проекта.

Приведенный выше шаблон временной шкалы проекта предоставляет обзор всех этапов конкретного проекта.Он также использует значки, чтобы добавить визуальный интерес и легко идентифицировать различные этапы.

Вы можете вставить эту временную шкалу проекта в презентацию клиента, бизнес-план или предложение.

Связанные : Как создать инфографику временной шкалы: полное руководство

2. Используйте простой шаблон плана проекта , чтобы держать вещи в перспективе

Когда ваша команда работает над большим проектом, иногда трудно все в перспективе.Возможно, вы работали над определенной частью так долго, что забыли, что было до нее. Или о том, какие задачи приходят после этого, вам нужно знать.

Без всей этой информации возможны ошибки и задержки будут гарантированы. Вот почему было бы неплохо использовать простой шаблон плана проекта, который включает важную информацию, такую ​​как объем и сроки.

Шаблон простого плана проекта

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

В этом простом шаблоне плана проекта используются значки, помогающие сообщить, что входит в объем работ, а также в виде маркированного списка.Простой в редактировании (чистый и современный на вид), он также охватывает все основы.

Ключевым моментом является установление временных рамок с действенными краткосрочными и долгосрочными целями, а также описание того, как вы планируете оценивать и контролировать свой прогресс.

Связанные : 4 фазы жизненного цикла проекта (с шаблонами)

План вашего проекта должен быть источником истины по мере продвижения проекта, поэтому важно с самого начала определить объем, временные рамки, бюджет и процессы оценки.

Базовый шаблон плана проекта

Используйте базовый шаблон плана проекта, когда все, что вам нужно сделать, это наметить ключевые этапы и задачи. Вы можете использовать его как простую дорожную карту, к которой ваша команда может обратиться, чтобы помочь ей оставаться организованной и неуклонно идти в ногу со временем.

Этот базовый шаблон также можно использовать в качестве слайда презентации, если вы представляете его заинтересованным сторонам.

Совет для профессионалов : Узнайте, как использовать шаблоны Venngage с PowerPoint, в нашем руководстве «Как улучшить инфографику для PowerPoint».

Шаблон простого коммуникационного плана проекта

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Согласно исследованию Института управления проектами, нет ничего важнее для успеха проекта, чем эффективная коммуникация. Фактически, отрицательное влияние плохой коммуникации на стоимость и сроки увеличивается по мере продвижения проекта.

Вот почему с самого начала проекта у вас должен быть план коммуникации по проекту, подобный приведенному выше.План должен включать в себя, какие форматы подходят для передачи типов контента (например, обновления по электронной почте или формальный отчет), кому и когда.

Простой шаблон плана проекта дорожной карты

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

A Далее, сейчас, позже план также может действительно помочь вашей команде. В приведенном выше простом шаблоне дорожной карты проекта каждый шаг максимально прост и понятен.

Plus, в нем четко указано, над чем эта команда работает над каждым из своих выпусков.

Кроме того, поскольку большинство планов проектов не высечены на камне — они представляют собой гибкие документы, которые, вероятно, придется корректировать по ходу работы, — иногда лучше всего подходит гораздо более простой шаблон плана проекта. Его легче редактировать, и поэтому он более гибкий.

Простой шаблон многостраничного плана проекта

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Если вам нужен многостраничный план проекта, вы все равно можете сделать его простым и легким для понимания, организуя свою информацию увлекательным образом с использованием иллюстраций, больших заголовков и большого количества пустого пространства, как в шаблоне выше.

3. Используйте шаблон графика проекта, чтобы наметить дорожную карту до завершения

Иногда вам нужно будет представить план проекта людям за пределами компании. В наши дни это может быть инвестор, новый клиент или потенциальный сотрудник.

В таких случаях вам, вероятно, следует составить простой график проекта (или дорожную карту). И обязательно приготовьте его, когда идете на встречу.

Этот тип плана проекта помогает свести сложные внутренние процессы к чему-то доступному.

Простой шаблон графика проекта

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Этот шаблон расписания проекта быстро сообщает, какие команды отвечают за какие задачи в течение определенных периодов времени. Очень легко понять.

Вы также можете классифицировать свои задачи по приоритету. Просто выберите соответствующий цвет для каждого уровня приоритета, как в шаблоне ежемесячного расписания проекта ниже.

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Совет для профессионалов: Используйте простой инструмент Venngage Roadmap Maker для создания дорожных карт за считанные минуты.Никаких дизайнерских ноу-хау не требуется.

Шаблон расписания современного проекта

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Вертикальная инфографика — это творческий способ представить задачи и сроки, необходимые для выполнения проекта. Большие значки помогают читателю лучше понять каждый шаг. Кроме того, основные этапы работы разбиты, и их легко просмотреть.

График графика, шаблон графика проекта

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Не ищите дорожную карту? Вы также можете использовать инфографику временной шкалы, чтобы спланировать свое расписание.Вы можете не только добавлять задачи, но и любые риски, зависимости и ограничения на каждом этапе, которые могут нарушить ожидаемую дату завершения.

Совет для профессионалов: После настройки шаблона плана проекта вы можете загрузить его в онлайн-редакторе Venngage в формате PDF, интерактивного PDF или PNG.

4. Шаблон контрольного списка проекта предлагает общий обзор основных результатов.

Несмотря на то, что контрольный список проекта может быть невероятно подробным, он также может дать более обобщенное представление о длительном процессе с высоты птичьего полета.

Контрольный список для ознакомительного проекта

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Адаптация новых сотрудников — это проект, который практически требует контрольного списка. Это простой и удобный способ документировать процесс адаптации. Вы сохраните мотивацию и мотивацию как тренера, так и стажера.

В приведенном выше шаблоне контрольного списка проекта руководитель может легко взглянуть на обширный процесс адаптации в своей компании и отследить свои обязанности по отношению к новым сотрудникам в первый день, неделю, месяц и даже год.

Простой шаблон контрольного списка проекта

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Хотите способ быстро добавлять и удалять элементы в контрольном списке? Приведенный выше контрольный список плана проекта является умным шаблоном, то есть вам просто нужно нажать «Добавить» или «Удалить», чтобы добавить или удалить строки.

Контрольный список проекта HR

ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Этот шаблон контрольного списка проекта предназначен для адаптации, но вы можете настроить его для любого проекта и разделить задачи по этапам.

Отправьте контрольный список своей команде, чтобы они точно знали, что от них требуется.

Pro Tip : Не дизайнер? Без проблем. Используйте конструктор контрольных списков Venngage, чтобы создавать бесплатные контрольные списки в Интернете уже сегодня.

5. Используйте шаблон отчета о статусе проекта для визуального отслеживания вашего прогресса

После того, как ваша команда погрузится в работу над проектом, в план проекта почти наверняка потребуются изменения. Возникают непредвиденные препятствия, выполнение определенных задач занимает больше времени, чем ожидалось, и возникают другие препятствия.

Вот почему важно не только ставить цели, но и сообщать о своем прогрессе на протяжении всего процесса. Создание отчета о статусе проекта поможет вам отслеживать ваш прогресс, а также эффективно общаться с другими сторонами.

Шаблон ежемесячного отчета о статусе проекта

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Ваш отчет не должен быть сложным. Этот шаблон отчета о состоянии проекта представляет собой простой одностраничный снимок, который заинтересованные стороны могут сразу понять.Статус каждого элемента и любые проблемы легко просмотреть.

Простой шаблон отчета о статусе проекта

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

В этом шаблоне отчета о статусе проекта есть классная полоса «завершения проекта», чтобы каждый мог сразу узнать текущий статус. Этот шаблон выходит за рамки вопросов, чтобы выделить любые риски, переменные или предположения, которые могут помешать достижению следующего этапа или закрытию проекта.

Шаблоны отчетов о статусе управления проектом

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Однако, если вы отправляете обновление статуса своим заинтересованным сторонам, вы можете добавить больше контекста.Вот где может понадобиться шаблон многостраничного отчета о статусе проекта.

При создании многостраничного плана проекта обязательно включите резюме. Это поможет сделать план вашего проекта более удобным для чтения и более легким для сканирования.

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Совет для профессионалов : В планах проектов, основанных на совместной работе, важно сделать их легко доступными для всех членов команды. Совместная работа в реальном времени позволяет командам работать вместе, чтобы разрабатывать планы, предоставлять отзывы и вносить изменения в режиме реального времени.Узнайте о совместной работе в реальном времени здесь.

6. Шаблон рабочего плана

Хотите более простое решение для создания графика работы? Попробуйте шаблон рабочего плана. Просто добавьте свой текст, чтобы заполнить план на каждый день. Или используйте наш инструмент для создания календаря, чтобы бесплатно просматривать шаблоны расписания и настраивать их.

Шаблон рабочего плана действий по продажам

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Этот шаблон рабочего плана продаж выходит за рамки планирования.Это также помогает менеджерам оценить качество работы и смогли ли соответствующие сотрудники уложиться в установленные сроки. Что является большим преимуществом во время анализа производительности.

Шаблон простого рабочего плана

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Выполнение проекта зависит от правильного планирования всех задач и действий в первую очередь. Затем, когда вы приступите к работе, вы сможете отслеживать прогресс на основе своей дорожной карты. Ключевым моментом является постоянный мониторинг, и будьте готовы пересматривать свои цели и план действий по мере продвижения проекта.

В этом простом шаблоне рабочего плана четко указано, какая команда за что и когда отвечает, так что вы можете поддерживать согласованность действий всех во время выполнения работы.

7. Используйте шаблон карты процессов для взаимодействия между командами

Общение между командами иногда может быть кошмаром, особенно если ваша компания продолжает расти. Разным людям свойственно называть определенные вещи разными именами, и это может вызвать ненужную путаницу. Например, как люди называют безалкогольный напиток: «содовая», «кока-кола» или «поп», но это означает одно и то же.

Таким образом, назначение общих заголовков для каждого шага процесса в плане проекта может немного упростить общение.

В приведенном ниже шаблоне карты процесса они использовали восемь простых ключевых слов для каждого шага своего проекта.

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Общие слова и фразы в этом простом шаблоне планировщика проекта сделают общение намного более плавным. Теперь команда разработчиков будет точно знать, что вы имеете в виду, когда говорите, что работаете над этапом «Набросок».

Этот шаблон процесса проекта просто полагается на маркировку «Шаг 1» и т. Д., Чтобы все было понятно.

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Дополнительная литература : Наше руководство по созданию инфографики процессов с помощью шаблонов.

8. Шаблон плана маркетингового проекта

Успех маркетингового плана зависит от постановки четких целей, включая конкретные показатели и описание шагов, которые ваша команда предпримет, чтобы их достичь.

Шаблон плана проекта контент-маркетинга

Этот шаблон плана маркетингового проекта невероятно подробный, с разделами для целей, анализа конкурентов, рабочего процесса и многого другого.Щелкните изображение шаблона, чтобы просмотреть его полностью.

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Шаблон маркетингового плана управления проектом

Тем не менее, иногда вам нужен простой маркетинговый план проекта, чтобы помочь представить ваше агентство и предоставить общий обзор, как это делает этот шаблон.

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Дополнительная литература : Наше руководство по маркетинговым планам, включая советы по форматированию, способы творческой (и простой) визуализации данных и шаблоны для начала работы.

9. Шаблоны стратегических планов для некоммерческих организаций

Стратегия некоммерческой организации и планирование — это два разных существа: планирование — это реализация стратегии, — говорит sgENGAGE. Для начала вам нужно провести SWOT-анализ, чтобы полностью понять уникальные сильные стороны вашей некоммерческой организации.

Вы также можете составить полный стратегический план, чтобы определить приоритеты, цели, ключевые заинтересованные стороны и многое другое. В этой инфографике представлены лучшие практики для этого процесса; щелкните изображение, чтобы увидеть полное изображение.

ПОСМОТРЕТЬ ВСЮ ИНФОГРАФИЮ

Здесь мы рассмотрим конкретные аспекты процесса планирования в некоммерческих организациях.

Шаблон плана сбора средств для некоммерческих организаций

График сбора средств может иметь решающее значение для вашей кампании — от начала до конца. Включите его в свой план сбора средств, чтобы проиллюстрировать цели.

Затем добавляйте его во внутренние отчеты по мере продвижения кампании, чтобы показать сумму, собранную на сегодняшний день. Вы также можете передать его своим донорам, чтобы побудить их внести свой вклад по мере того, как вы приближаетесь к своей цели.

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Вы также можете включить график сбора средств в свой окончательный отчет для доноров вашей некоммерческой организации, чтобы показать, чего они достигли. Это идеальный способ сказать спасибо, а также отличный способ привлечь жертвователей и поощрить повторные пожертвования.

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Шаблон плана коммуникаций для некоммерческих организаций

План коммуникаций должен подготовить вашу организацию к ключевым событиям или датам, но быть достаточно гибким, чтобы адаптироваться к меняющимся временам, советует Совет некоммерческих организаций.

Важно определить свои цели, определить вашу аудиторию (персонажи) и какие каналы и истории будут наиболее эффективными для указанной аудитории. Этот шаблон затрагивает все эти области.

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Также подумайте о включении расписания ключевых событий и особых дней, таких как Всемирный день психического здоровья.

Дополнительная литература : Наше полное руководство по некоммерческому маркетингу или коммуникациям с некоммерческими организациями.

10.Картирование процессов в здравоохранении

Использование карт процессов проекта в здравоохранении помогает заинтересованным сторонам понять весь процесс, не прибегая к путанице в документации. Наглядные материалы помогают понять, особенно в отношении последовательности , которой будет следовать проект.

Эти визуальные элементы могут иметь форму временных шкал, блок-схем, пошаговой инфографики и многого другого. Эта временная шкала процесса планирования представляет собой общий обзор строительства новой больницы, от предложений услуг до архитектурных планов.

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Картирование процессов в здравоохранении также помогает обрисовать в общих чертах существующую систему, а затем проанализировать, как эту систему можно улучшить.

Подробнее: Venngage для организаций здравоохранения

Эта карта процессов направлена ​​на то, чтобы улучшить то, как организации здравоохранения внедряют новые медицинские административные процессы.

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Дополнительная информация : Наш пост о правилах брендинга, включая шаблон, специально предназначенный для отрасли здравоохранения.

11. Маркетинговая стратегия финансовых услуг

Финансовые службы обычно полагаются на рекомендации для новых клиентов. Тем не менее, миллениалы и поколение X предпочитают проводить собственные исследования в Интернете, делая существенными новые маркетинговые стратегии, такие как поисковая оптимизация, контентный маркетинг и электронный маркетинг.

В нашем руководстве по маркетинговым планам есть подробные шаблоны, которые помогут вам спланировать, какие стратегии будут работать для вас. Здесь мы сосредоточимся на инфографике и диаграммах для высокоуровневого планирования маркетинговой стратегии финансовых услуг.

Этот слой инфографики можно редактировать для визуализации ключевых частей маркетингового плана, таких как местное SEO или видеомаркетинг.

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Вы также можете использовать интеллектуальную карту для планирования всей своей маркетинговой стратегии, от охвата до контента и входящих, как в этом шаблоне.

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Дополнительная литература : наш пост о примерах из практики с шаблонами, которые работают в разных отраслях.

Лучшие практики разработки плана проекта

1. Проиллюстрируйте этапы процесса значками

Многочисленные исследования показали, что люди запоминают изображения лучше, чем слова. Имея это в виду, поищите способы включить подсказки визуальной памяти в план вашего проекта.

Иконки — это один из типов визуальных элементов, с помощью которых можно сделать информацию более запоминающейся. Совместите значок с важным фрагментом текста, чтобы он выделился и запомнился читателю.

Например, в этом шаблоне временной шкалы проекта для иллюстрации каждого шага процесса используется значок. Это помогает усилить информацию и дает читателям возможность вернуться к:

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

2. Используйте временную шкалу, чтобы показать обзор плана проекта

Хотя ваш план проекта должен включать детали вашего проекта, предложение визуального резюме поможет вашей команде не сбиться с пути.

Используйте шаблон временной шкалы проекта , который предлагает обзор этапов вашего проекта, а также ожидаемые даты начала и завершения. Ваша команда сможет быстро вернуться к временной шкале, не читая кучу текста.

Например, этот шаблон временной шкалы проекта описывает задачи и вехи на каждый месяц в году:

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

3. Включите тему вашего проекта в свой дизайн

Хотя вашим приоритетом при разработке плана проекта должна быть функциональность, поиск способов сделать ваш дизайн привлекательным по-прежнему важен.

В конце концов, план вашего проекта поможет вселить доверие в вашу команду — и людей, которые будут финансировать ваш проект. Особенно, если вы можете добавить в дизайн немного своего фирменного стиля.

Добавление удивительных элементов дизайна поможет заинтересовать и заинтересовать читателей. Самый простой способ сделать это — добавить значки и изображения, отражающие тему вашего проекта.

Например, этот шаблон планирования проекта для хлебопекарной компании включает в себя пончик:

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

4.Используйте диаграмму для отслеживания процесса вашего проекта

Определенные этапы вашего проекта могут занять больше или меньше времени, чем предполагалось. Вот почему так важно отслеживать свой прогресс, чтобы вы могли корректировать свои цели. Отслеживание вашего прогресса также поможет вам принимать обоснованные решения при планировании будущих проектов.

Вы можете отслеживать свой проект с помощью гибкой диаграммы, которую легко обновлять, например, шаблонов диаграмм, предлагаемых Venngage. Наши шаблоны инфографики процессов также могут пригодиться здесь, если вы хотите визуализировать этапы проекта.

Например, в этом шаблоне планирования проекта используется простая гистограмма для отслеживания продолжительности каждой фазы. Обновления отслеживаются в правом верхнем углу:

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

С Venngage вы можете создать несколько копий дизайна. Если вы обновляете диаграмму или временную шкалу, рекомендуется сохранить копии прошлых итераций.

5. Используйте шаблон расписания проекта, чтобы отслеживать задачи или события.

Есть ли определенные даты, когда необходимо выполнить определенные задачи? Вы можете создать календарь, в котором будет указано, что нужно делать в какой день.

Например, если ваша команда выполняет такое мероприятие, как конференция, тогда календарь необходим для организации мероприятий на определенные даты.

В этом шаблоне расписания проекта , например, события обозначены цветом по типу, что упрощает сканирование:

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

6. Оцените свой процесс с помощью пиктограммы

В пиктограмме используются (как вы уже догадались) пиктограммы для обозначения единиц измерения.Придумывая способы украсить план вашего проекта, ищите возможности визуализировать информацию, которую вы хотите выделить. Диаграмма значков — творческий и эффективный способ сделать это.

Например, в этом шаблоне отчета о статусе проекта используются значки галочки для оценки успешности трех различных аспектов проекта:

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

7. Покажите, как каждый проект связан с инфографикой блок-схемы

В Venngage нам очень нравится использовать блок-схему , инфографику во всех аспектах нашего планирования.Эти графики — надежный способ показать, как должен развиваться проект и как каждая часть связана друг с другом.

А когда ваша команда работает над сложным процессом, визуальное представление может помочь вам все организовать.

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

В приведенном выше примере плана проекта они использовали блок-схему , инфографику , чтобы проработать свой план продуктивности.

Этот подход позволил дизайнерам показать, как каждый шаг связан и как он влияет на другие шаги.Если бы они просто перечислили всю эту информацию, связь между всем этим была бы потеряна.

Мы бы рекомендовали использовать блок-схему, чтобы помочь объяснить, как работает отдельная часть, а не для всего плана проекта.

Venngage позволяет создавать функциональные и великолепно выглядящие блок-схемы.

Примеры планов проектов из делового мира

Если вам нужно немного больше вдохновения для ваших планов проекта, обязательно ознакомьтесь с некоторыми из примеров, которые мы нашли ниже.

Контрольный список управления проектом

Когда приходит время запускать проект или продукт, очень важно точно отслеживать, что нужно сделать.

Для небольшой компании легко отслеживать, над чем все работают. Но по мере роста вашего бренда это становится практически невыполнимой задачей. Тем более, что сотрудники начинают разбиваться на более мелкие команды, чтобы взяться за проект.

Теперь простой контрольный список для управления проектом, подобный приведенному ниже примеру, может помочь вам убедиться, что все будет выполнено вовремя:

Источник

В этом примере плана проекта они используют широкий диапазон цветов для разбивки задач по командам.Такой подход поможет менеджерам быстро увидеть, что нужно делать дальше.

Plus, отметив такие задачи, поможет каждой команде почувствовать, что они работают над общей целью. Вы можете даже распечатать этот пример и повесить его в своем офисе, чтобы все точно знали, что происходит.

Пример плана проекта с использованием нескольких визуальных элементов

Как вы видели в этой статье, нет ни одного примера плана проекта, который идеально подошел бы каждой компании. Некоторым простым проектам может потребоваться только блок-схема, а другим могут потребоваться разнообразные визуальные эффекты в многостраничном маркетинговом плане.

Вот почему ваш план проекта должен использовать сочетание различных визуальных элементов, чтобы эффективно объяснить процесс. Или, в некоторых случаях, много процессов, как в красивом плане проекта ниже:

Источник

Этот пример плана проекта — почти произведение искусства, но он все же очень эффективно передает свою точку зрения.

Показывает блок-схему, иллюстрирующую процесс их создания:

Временной план проекта с разбивкой графика выпуска:

И даже эта уникальная пузырьковая диаграмма:

В целом, это один из самых уникальных планов проектов, которые мы когда-либо видели.

Пример плана проекта, ориентированного на конечные результаты

В Venngage мы стараемся сделать так, чтобы в конце каждого этапа нашего проекта у нас был результат, который можно было показать. В противном случае мы просто крутим колеса и работаем над вещами, которые на данном этапе не имеют особого значения.

Если вы не знали, результат — это что-то осязаемое, что вы можете показать остальной команде. Как и в этом простом шаблоне планировщика проекта, они включают в себя результаты, такие как отчет или презентация:

Часто простые планы проектов терпят неудачу, потому что в них не указаны результаты или те, которые они включают, слишком расплывчаты.

Например, хороший результат очень информативен и имеет срок выполнения. Плохая открыта и никогда не имеет в виду дату окончания.

Просто не забывайте быть реалистами при планировании своего проекта, и все будет готово.

Пример плана проекта с разбивкой на инструменты и процессы

Иногда сказать вашей команде просто пойти и сделать что-то — не лучший образ действий. Особенно, когда приближается срок, который необходимо уложить. Можно с уверенностью сказать, что они потратят много времени, пытаясь понять, с чего начать.

Однако хороший планировщик на самом деле даст этим членам команды инструменты, необходимые для достижения успеха. Как и в этом примере плана проекта на выходные для стартапа:

Источник

Внизу этого смелого плана проекта есть несколько инструментов и процессов, которым необходимо следовать на каждом этапе.

Теперь эти люди могут взяться за дело и выполнять свои задачи вовремя. Вместо того, чтобы тратить половину времени на поиск решения.

Пример плана инфографики

Хорошая дизайнерская работа последовательна, это так просто. Вы хотите, чтобы каждая ваша графика казалась и выглядела одинаково. В противном случае люди сосредоточатся на случайных элементах дизайна, а не на вашем важном контенте.

Подумайте, насколько простая орфографическая ошибка отвлекла вас в письме или презентации. Непоследовательный выбор дизайна похож на опечатки в мире дизайна.

Кроме того, такая согласованность может помочь вам быстро донести информацию до читателя.Элементы дизайна, такие как цвет, формы и значки, могут добавить тонны контекста в любой сложный план проекта.

Источник

В этой инфографике плана проекта для обозначения ответа на вопрос используются цветные линии. Затем они добавили простые плоские значки, чтобы дать каждому вопросу некоторую вспомогательную информацию. И единая форма для иллюстрации результатов каждого процесса.

Возможно, это не самый традиционный пример плана проекта, но он передает суть за счет множества визуальных элементов.

Часто задаваемые вопросы по плану проекта

Что такое шаблон плана проекта?

План проекта является важным документом для выполнения проекта. В плане проекта вы определяете объем, цели, результаты и сроки вашего проекта.

Вот один пример плана проекта в формате временной шкалы:

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Как вы планируете проект от начала до конца?

На самом деле запуск процесса — одна из самых сложных частей планирования проекта.Это потому, что потенциал так велик, что вы можете не знать, с чего начать.

У вашей команды может быть так много идей, что она становится подавляющей и неорганизованной за считанные минуты.

Так что, если вы не знаете, с чего начать, воспользуйтесь одной из этих диаграмм, чтобы дать волю творчеству.

С помощью этого простого шаблона карты процесса вы можете начать планирование более структурированным способом.

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Каждый шаг поможет вам определить цели, планы на будущее и массу других показателей, не отвлекаясь, и проведет вас через планирование проекта от начала до конца.Эта простая диаграмма плана проекта преследует ту же цель.

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Каковы ключевые элементы плана проекта?

План проекта должен отвечать на следующие вопросы:

• Какова цель этого проекта (какую проблему он собирается решить)?
• Каковы основные результаты?
• Каковы будут сроки, включая крайние сроки?
• Кто будет в команде этого проекта и какую роль они будут играть?
• Какие ресурсы необходимы для завершения этого проекта?

Проблема в том, что люди погружаются в составление плана проекта, не понимая его цели или важности различных его разделов.

План вашего проекта должен быть организованным, сфокусированным, читаемым и достаточно интересным, чтобы привлекать внимание вашей команды.

Это особенно важно, если вы включаете план своего проекта в информационный бюллетень компании, канал Slack или презентацию (для внутренних или внешних заинтересованных сторон) — везде, где людям нужно сразу понять проект.

Как мне использовать Venngage для создания плана проекта?

С помощью нашего онлайн-редактора с перетаскиванием мышью легко изменить шаблоны планирования проекта, указанные в этом сообщении в блоге.

Вот краткий обзор того, как работает наш редактор, включая панель редактирования текста, иконку и библиотеку стоковых фотографий (бесплатно), функцию загрузки фотографий и многое другое.

Вот как начать:

1. Зарегистрируйте бесплатную учетную запись Venngage.
2. Просмотрите наши шаблоны планов проектов (некоторые бесплатные, некоторые платные).
3. Щелкните понравившийся шаблон и начните настраивать его в нашем простом онлайн-редакторе.
4. Перейдите на платный план, чтобы загрузить план проекта в формате PDF, PNG или PowerPoint.

Итого

Эти основные советы помогут вам создать впечатляющий и эффективный план проекта. Помните, что хорошо выполненный проект начинается с твердого плана.

Не дизайнер? Без проблем. Создайте увлекательный план проекта с Venngage, простым дизайнерским инструментом для делового общения.

НАЧАТЬ СОЗДАТЬ БЕСПЛАТНО

Топ-7 лучших шаблонов для управления проектами

Какая система управления проектами лучшая? Что ж, все начинается с наличия правильной программы, а затем все сводится к тому, чтобы убедиться, что у вас есть правильный шаблон, которому можно следовать.Мы рассмотрим семь различных шаблонов, которые должны быть в вашем арсенале, чтобы вы всегда были готовы ко всему.

Зачем нужны диаграммы Ганта

Прежде чем мы перейдем к различным типам шаблонов, которые вы должны иметь готовыми, мы собираемся взглянуть на диаграммы Ганта в целом. Эти диаграммы разработаны, чтобы помочь вам всегда быть в курсе всего, что вам нужно сделать для проекта. Более того, они предназначены для того, чтобы помочь всей вашей команде не отвлекаться от важных задач и выполнять задачи для клиентов.Они делают это, предоставляя вам простую систему, которая настраивается в соответствии с вашей конкретной ситуацией, вашим проектом и даже вашей сферой деятельности.

Почему Instagantt?

Если вы собираетесь использовать диаграммы Ганта, почему это означает, что вам нужна помощь Instagantt? Потому что Instagantt предлагает вам лучшие функции для ваших диаграмм Ганта. Вы получите все ожидаемые функции диаграмм Ганта, включая все настраиваемые параметры. Все, что вам нужно сделать, это создать учетную запись, и вся ваша команда сможет начать вместе работать над диаграммами Ганта или досками Канбан для любых ваших проектов.Этому легко научиться, легко следовать и определенно легко держать всех на одной странице и получать все, что им нужно для ваших клиентов.

‍

Лучшие из лучших

Мы просмотрели десятки различных шаблонов, чтобы найти лучшие практически для любой ситуации. Таким образом, вы можете взглянуть и сразу же приступить к созданию диаграммы Ганта, необходимой для быстрого и эффективного выполнения работы. Каждый из них ориентирован на разные типы проектов или разные области, но независимо от того, где вы работаете или что вам нужно сделать, вы сможете найти что-то, что поможет вам начать работу.

Если вы создаете новый продукт, вы уже знаете, что нужно пройти множество шагов. И вы точно знаете, насколько важен каждый из них. Если вы не будете следовать каждому шагу, вы можете не получить продукт, который стоит продавать. Или, если вы пропустите шаги, вы можете вообще не получить продукт. Диаграмма Ганта, в которой изложено все, что вам нужно, чтобы довести продукт от идеи до физического продукта, будет иметь важное значение.

Шаблон дорожной карты продукта проведет вас через типы задач, которые вам нужны, и как расставить приоритеты для каждой из них, чтобы добраться туда, где вы должны быть.Более того, он будет отслеживать ваш прогресс и держать вас, вашу команду и заинтересованные стороны (а также вашего клиента) в курсе того, что происходит на протяжении всего проекта. Более того, вы можете настроить шаблон для себя, а затем сохранить свою собственную версию, чтобы вернуться к следующему, когда вам нужно будет работать над новым продуктом.

Всегда важно иметь план, когда вы начинаете новый проект, но вы не всегда можете знать, с чего начать. Вот почему шаблон планирования проекта — отличная идея.Это дает вам руководство, с чего начать, чтобы убедиться, что вы все делаете быстро и точно от начала до конца. Это особенно важно, если вы работаете над множеством проектов, которые очень похожи или имеют одинаковые необходимые шаги. Создание шаблона поможет вам запомнить все и сделать это более эффективно.

С помощью этого шаблона вы сможете документировать все шаги, общаться со своей командой, держать клиента в курсе и определять такие вещи, как планы, графики, результаты и требования.Использование диаграммы Ганта для этого процесса позволяет спроектировать жизненный цикл проекта и более эффективно управлять всеми различными переменными. Таким образом, вы почувствуете себя намного увереннее, когда придет время начать процесс в этот и следующий раз. Кроме того, ваши клиенты будут намного больше довольны результатами, которые вы предоставляете, потому что они последовательны.

Разработка любого типа программного обеспечения — сложный процесс, в котором вы определенно хотите правильно работать. Ошибка или пропуск шага могут привести к тому, что программное обеспечение станет непригодным для использования или содержит ошибки, которые делают его небезопасным.Начиная с шаблона, вы всегда будете на правильном пути, когда захотите создать что-то новое. Это означает, что вам нужно запомнить шаги только один раз, а затем вы можете работать со своим шаблоном, чтобы сделать все в следующий раз и в следующий раз. Вам просто нужно подготовить шаблон, чтобы вы могли сразу приступить к его реализации.

План проекта разработки программного обеспечения поможет вам определить цели, настроить документацию и требования, установить бюджет и даже упростить весь процесс.Создавая установленный график и систему, которые вы можете использовать снова и снова, вы станете более эффективными и целенаправленными, что поможет улучшить вашу прибыль и качество обслуживания клиентов. Поскольку разработка программного обеспечения настолько специфична и требует особого внимания к деталям, ваш шаблон будет иметь огромное значение в том, насколько уверенно вы будете себя чувствовать каждый раз, когда будете создавать что-то новое.

Практически каждый в настоящее время так или иначе использует мобильные приложения. Это означает, что вам абсолютно необходимо знать, как создавать свои собственные.Но вы также захотите узнать, как создавать их для своих клиентов. Все, что вам нужно сделать, это сделать это один раз, и вы можете настроить шаблон, который поможет вашей команде. С шаблоном разработки мобильного приложения вы узнаете, с чего начать, чтобы не начинать с нуля каждый раз, когда вам нужно создать что-то новое для клиента. У вас уже есть структура, которую вы затем можете заполнить спецификой этого конкретного проекта.

Когда вы устанавливаете свой шаблон, вы можете решить, как разработать идею, какие исследования необходимо провести, общие макеты и дизайн, продвижение и создание.Временная шкала или шаблон, который вы создаете, конкретизируют каждую из этих областей для вас, и по мере того, как вы работаете над настройкой шаблона для каждой задачи, вам не нужно беспокоиться о том, чтобы что-то забыть. У вас уже будет настроена каждая категория, чтобы вы могли ввести ее особенности. Благодаря этому каждое приложение, которое вам нужно создать, каждый раз будет намного проще, чем предыдущее.

Еще одна область, которая никуда не денется, — это дизайн веб-сайтов. Каждому нужен веб-сайт, а это значит, что им понадобится ваша помощь в его создании.Но создание веб-сайта — это гораздо больше, чем вы думаете. На самом деле за кулисами скрывается множество шагов, о которых могут не думать даже ваши клиенты. Вот почему так важно создать шаблон, на основе которого можно будет строить. Если вы это сделаете, вы будете настраивать себя на успех каждый раз, когда вам нужно будет создать новый веб-сайт для другого клиента.

Шаблон дизайна веб-сайта должен включать общий обзор того, что веб-сайт должен выполнять, различные страницы, дизайн и временную шкалу.Оттуда вы можете конкретизировать конкретные идеи, включая то, кто работает над различными аспектами, и даже бюджет, необходимый для всего проекта. Однако наличие шаблона позволяет вам задавать правильные вопросы вашему клиенту и быть уверенным, что вы не упустите ни одной детали. Более того, это поможет вам сбалансировать общий дизайн каждого веб-сайта с механикой проекта.

Вероятно, у вас есть ряд различных продуктов, доступных для ваших клиентов, и у ваших клиентов есть ряд продуктов, доступных для своих клиентов.Но каждому из вас нужен способ управлять этими продуктами и следить за тем, чтобы они были организованы и готовы к работе. Как вы можете убедиться, что ваши продукты готовы к отправке клиенту или готовы к внедрению на практике? Что ж, для этого есть процесс. А когда есть процесс, есть способ убедиться, что диаграммы Ганта помогут вам встать на правильную ногу.

Диаграмма Ганта для управления продуктом позволяет понять, как правильно выполнить проект. Вы узнаете, как находить болевые точки вашего клиента и как решать их с помощью своих продуктов.Вы также сможете настроить шаблон диаграммы, чтобы провести правильное исследование того, как создать продукт, который вы выберете. В целом, ваш шаблон должен помочь вам понять свое видение, общаться с другими, создавать стратегический план, а затем выполнять и завершать план. С правильным шаблоном, который поможет вам заполнить пробелы, это не проблема.

Когда дело доходит до управления проектами, вам абсолютно необходимо иметь правильную стратегию, чтобы начать работу.Но создание правильной стратегии означает рассмотрение всего, что вы хотите предоставить своим клиентам, и всего, чего они ожидают от работы с вами. Если вы это сделаете, вы настроите себя и своих клиентов на успех. Если вы этого не сделаете, вы можете обнаружить, что упускаете что-то важное, когда придет время внедрять какой-либо процесс в своем бизнесе. Стратегический план позаботится о том, чтобы с вами этого не случилось.

Диаграмма Ганта, которая помогает вам создавать по-настоящему стратегический план каждый раз, когда вам нужно работать с клиентом, повысит вашу эффективность и поможет достичь поставленных целей.Вы сможете обрисовать в общих чертах, как всего можно достичь и как это может привести вас из того места, где вы находитесь, туда, где вам нужно быть. Первая часть этого — установить свои приоритеты, цели, тактику, ресурсы и многое другое. Оттуда вы можете продолжать строить и конкретизировать свой план. И все начинается с шаблона, который значительно упрощает работу. Таким образом, вам не нужно начинать с абсолютного нуля каждый раз, когда вам нужно взяться за новый проект.

Заключение

К настоящему времени у вас должны быть шаблоны, необходимые для создания вашего первого проекта.Если вы никогда раньше не использовали диаграммы Ганта или используете их при любой возможности, Instagantt может помочь вам в этом процессе. Все, что вам нужно сделать, это осмотреться и посмотреть, что есть в наличии. Диаграммы Ганта могут значительно упростить вашу жизнь и убедиться, что все делается правильно, пока вы работаете. Что может быть лучше, чем это? Ваши клиенты и ваша команда определенно будут более чем довольны процессом и результатами.

‍

Лучшие бесплатные шаблоны управления проектами в 2021 году

Успешные менеджеры проектов работают умно.Они развивают навыки, усердно тренируются и используют правильные инструменты. Неудивительно, что они часто добиваются своей цели, используя шаблоны управления проектами. Эти готовые формы не только упрощают мониторинг задач и отслеживание прогресса, но также помогают ускорить, стандартизировать и улучшить весь процесс управления проектами.

Поскольку каждый проект имеет множество аспектов, проектная документация охватывает широкий спектр областей. Фактически, существуют шаблоны практически для любого этапа жизненного цикла проекта, от начала до завершения.

Шаблоны управления проектами служат многим целям. Они могут помочь командам ставить цели, назначать задачи, управлять расходами, отслеживать прогресс, придерживаться графика и перемещать проект с одной вехи на другую.

Документы, связанные с проектами, создаются с использованием различных инструментов разработки, таких как Excel, Microsoft Project, Google Таблицы и PowerPoint. К счастью, вам не нужно воссоздавать эти документы с нуля. Если вы хотите работать эффективнее, вам определенно могут помочь готовые формы и шаблоны управления проектами.

Вот 30+ самых полезных бесплатных шаблонов управления проектами, которые помогут вам организовать задачи, сэкономить время и отметить все пункты в вашем контрольном списке.

Загрузите бесплатные шаблоны управления проектами

Эти удобные шаблоны сэкономят ваше драгоценное время при запуске ваших проектов.

30+ самых полезных шаблонов в управлении проектами

Чтобы помочь вам легко и быстро найти нужный шаблон, мы организовали список по общим категориям.

Уставы и планы проектов

Успех проекта зависит от четкого и полного понимания целей, приоритетов, ролей и сроков. Для этого все заинтересованные стороны должны всегда быть на одной странице. Имея полное представление о своих конкретных функциях, заинтересованные стороны также должны иметь общее представление о проекте в целом. Основные документы, такие как уставы проектов, планы и обзоры, помогут вам в этом. Эти документы формализуют основу проекта, определяя его цели, объем, задачи компонентов, заинтересованные стороны / группы, графики, подписи и другую важную информацию.

1. Обзор проекта (Evernote)
2. Стратегическое планирование (Evernote)
3. Шаблон Устава проекта MDM (Мэтт Маккарти, Google Таблицы)
4. Устав проекта (Данило Чо, Word)
5. Устав проекта (NYU, Word)
6. Устав проекта (MyPMLLC.com, Word)

Отслеживание проекта, временная шкала и диаграммы Ганта

По мере реализации проекты необходимо постоянно контролировать. Формы отслеживания и шаблоны отчетов дают владельцам проектов, руководителям и клиентам наглядность, необходимую им для оценки прогресса проекта, а также проблем и возможностей, с которыми он сталкивается в настоящее время.Помимо прочего, шаблоны отслеживания проектов помогают определить, все ли идет в соответствии с планом, графиком и бюджетом. Отслеживание проектов и отчеты также позволяют менеджерам принимать корректирующие меры задолго до возникновения серьезных препятствий.

Временные рамки и расписания проекта могут быть созданы с использованием простых таблиц, но вместо этого следует строить сложные документы с множеством переменных в виде диаграмм Ганта. Такие сложные документы предоставляют более подробную информацию, показывая конкретные этапы и их сводки, задачи компонентов и результаты, владельцев задач, даты начала и выполнения, зависимости и другую важную информацию.

7. Панель управления (SmartSheet, Excel)
8. График проекта (Smartsheet, Google Таблицы)
9. Отслеживание проектов (Smartsheet, Google Таблицы)
10. Отслеживание проекта (Vertex42, Excel)
11. График проекта (Vertex42, Excel)
12. Хронология проекта (Vertex42, Excel)
13. Шаблон временной шкалы проекта (Google Таблицы)
14. Диаграмма Ганта (Smartsheet, Google Таблицы)

Управление бюджетом

Помимо хорошей практики, соблюдение бюджета служит критерием для оценки состояния и успеха проекта.Конечно, это также многое говорит об умении и находчивости руководителя проекта.

Следующие документы помогают руководителям проектов отслеживать связанные с проектом расходы и управлять ими. Они также позволяют менеджерам создавать стратегии распределения ресурсов и затрат, которые повышают как эффективность, так и продуктивность, не нарушая при этом больших затрат.

15. Ежемесячный бюджет (Google Таблицы)
16. Отчет о расходах (Google Таблицы)
17. Бюджет проекта (Evernote)
18. Подробный бюджет проекта (Vertex42, Excel)

Мониторинг задач и списки дел

По сути, проект представляет собой желаемый результат, когда набор связанных задач полностью выполнен.Проще говоря, проект — это сумма составляющих его задач. Вот почему менеджеры проектов старательно отслеживают прогресс каждого результата, особенно тех, которые имеют существенные зависимости. Вот почему шаблоны отслеживания задач и списки дел имеют решающее значение для успеха проекта.

Такие документы позволяют менеджерам расставлять приоритеты, уточнять принадлежность ролей, помогать борющимся заинтересованным сторонам и гарантировать, что в дальнейшем не возникнут серьезные препятствия. Следующие ниже шаблоны помогут вам привлечь к ответственности каждого члена команды и гарантировать, что результаты будут выполнены вовремя, в рамках бюджета и в соответствии с ожидаемыми стандартами качества.

19. Список дел (Google Документы)
20. Список дел (Vertex42, Excel)
21. Области ответственности (Evernote)

Учет рабочего времени и графики работы

Хорошее управление временем приводит к отличным результатам проекта. Это помогает сформировать хорошо организованную команду, которая работает по графику и достигает успеха предсказуемо, как часы. Поэтому используйте эти шаблоны, чтобы оптимизировать два самых ценных ресурса проекта: талант и время.

Эти документы помогут вам планировать графики, отслеживать время и гарантировать, что резерв талантов вашей команды никогда не пропадет зря.

21. Ежедневник (Evernote)
22. Еженедельный табель рабочего времени (Google Таблицы)
23. Еженедельный планировщик (Evernote)
24. Еженедельная табло (Vertex42, Excel)

Отслеживание проблем и запросы на изменение

Не всегда все получается так, как планировалось. Но не паникуйте, когда это произойдет. Отслеживайте проект и регистрируйте все, что не соответствует вашим ожиданиям. Сообщите всем о проблеме и используйте подходящий ресурс для ее решения.Если этого недостаточно, вы можете инициировать изменения и порекомендовать лучшую альтернативу. Этот шаблон отслеживания проблем и форма запроса на изменение — как раз то, что нужно для правильной настройки.

25. Отслеживание проблем (ProjectManager.com, Excel)
26. Форма запроса на изменение (Google Документы)

Мониторинг КПЭ

Никогда не позволяйте эффективности проекта превращаться в игру в угадывание. Будьте в курсе ситуации, имея видимость и контроль над всеми фактами на местах.В конце концов, у проектов есть определенные критерии, по которым можно оценивать эффективность команды и индивидуума. Эти показатели позволяют точно оценить общее состояние проекта и его соответствие графику, бюджету и ожиданиям. Этот шаблон мониторинга KPI может помочь вам отслеживать соответствующие показатели и поддерживать выполнение проекта в соответствии с планом.

Трекер KPI (Smartsheet, Excel)

Управление командой

Чтобы все были на одной странице, могут потребоваться определенные усилия, особенно если вы управляете проектом, в котором участвуют несколько отделов.Эти шаблоны разъясняют структуру, ответственность и взаимозависимость всех команд в проекте. Они также могут служить в качестве специальных справочников для быстрого выявления заинтересованных сторон и установления связи с ними.

28. Состав команды (Google Таблицы)
29. Иерархическая структура работ (WBS) (Vertex42, Excel)

Коммуникационные планы

Успех проекта зависит от эффективной системы коммуникации. Сообщения должны быть не только ясными, но и своевременно, эффективно и действенно доходить до всех заинтересованных сторон.Помните, что совместная работа и общение позволяют специалистам по управлению проектами принимать правильные меры, устранять проблемы и находить более эффективные решения.

Эти шаблоны помогут вам держать всех в курсе и всегда быть на одной странице. Используйте информационные панели, чтобы получить представление о состоянии и эффективности проекта с высоты птичьего полета. Создавайте информативные и действенные заметки о встречах, чтобы внести ясность и продвинуть команды вперед. И всегда завершайте завершенный проект вскрытием «извлеченных уроков».

30. Панель управления (SmartSheet, Excel)
31. Повестка дня (Evernote)
32. Заметки о встрече (Google Документы)
33. Заметки о встрече (Evernote)
34. Посмертная презентация (Microsoft, PowerPoint)
35. Шаблон для посмертного анализа (правительство Канады, Word)

Заключение

Если вы ненавидите вызовы, вы никогда не полюбите управление проектами.Чтобы добиться успеха в этой области, вам необходимо иметь дело со множеством движущихся частей — от сроков и бюджета до контроля качества и решения проблем. Управление проектом требует навыков и дисциплины, но, к счастью, не всегда нужно изобретать велосипед.

С годами процессы, практики и документация в управлении проектами стали стандартизированы. Таким образом, вы можете найти множество шаблонов документов для удовлетворения повседневных потребностей.

Эти шаблоны включают некоторые из наиболее часто используемых документов в управлении проектами.Вы можете скачать документы на свое устройство или сделать копии в облачном хранилище. Их всегда может перепрофилировать каждая команда в вашей организации. Помните, что вы можете настроить или настроить любой из документов, перечисленных здесь, в соответствии с вашим конкретным проектом или операционной средой.

Чтобы приступить к управлению проектами, вы можете ознакомиться с нашим курсом «Основы управления проектами». Если вам нужна дополнительная подготовка, у нас есть библиотека небольших уроков, которые помогут вам развить свои навыки.

Подготовка к сертификации по управлению проектами

Начните обучение сегодня с курсами GoSkills

Начать бесплатную пробную версию

Джозеф Мапуэ

Джозеф Мапуэ везде носит шляпу писателя, создавая первоклассный контент о бизнесе, технологиях, творчестве и инновациях.Он также мечтатель, строитель, отец и игрок.

шаблонов Trello | Управление проектами

Шаблоны Trello | Управление проектом

Дайте своей команде образец успеха с помощью шаблонов Trello: копируйте, настраивайте, и вы сразу же начнете сотрудничать!

Расширенное бюджетирование проектов и учет времени

Отслеживайте время и бюджет ваших проектов с легкостью и с меньшими затратами ручного труда.

Гибкая доска

Достижение цели — это процесс: это образ мышления, который включает в себя планирование, выполнение, итерацию и размышления.

Бронирование церемонии

Узнайте, как два самых востребованных участника праздника Шотландии отслеживают все входящие запросы!

Управление рабочим процессом клиента

Используйте доску Trello, чтобы избавиться от бумажных документов при управлении рабочим процессом клиента.

Доска задач матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — мощный метод организации ваших задач.

Управление государственными проектами

Используйте этот визуальный инструмент, чтобы избавиться от разрозненности команды и упростить совместную работу и добиться большего.

Управление переводами

Мы переводим Trello на 21 язык, следуя этому процессу локализации.

Предсмертный

Прогнозируйте риски, чтобы решить их, пока еще есть время.

Шаблон управления программой

Простой шаблон с ценными ссылками на ресурсы, которые помогут менеджерам программ быстро запустить команду PMO.

Управление проектом

Используйте эту базовую структуру, чтобы построить идеальный рабочий процесс вашей команды для больших или малых проектов.

Проект Salesforce

Управляйте своими проектами Salesforce в Trello.

Научно-исследовательский проект (шаблон)

Используйте этот шаблон для управления своим следующим научно-исследовательским проектом.

Доска простых проектов

Перемещайте проекты через мозговой штурм, делайте, делайте и делайте.

Трекер сайта

Информируйте заинтересованные стороны о планах создания новых сайтов.

Компромиссы

Определите и расставьте приоритеты в проектах, чтобы сэкономить время позже.

Глобальный инновационный центр ЮНИСЕФ

Работая с любым количеством стран в любой момент времени, ЮНИСЕФ может отслеживать каждое местоположение, включая все точки контакта и каждый важный документ, на специальных досках Trello.

Видео Производство

Используйте эту доску, чтобы управлять своим видеопроизводством.

Запрос на работу и процесс приема

Простой и автоматизированный способ для коллег запросить у вас работу.

Дизайн Образование Инженерное дело Маркетинг HR & Операции Личное Продуктивность Управление продуктом Управление проектом Удаленная работа Продажи Служба поддержки Управление командой

Оптимизируйте рабочий процесс и повысьте продуктивность с помощью шаблонов управления проектами от некоторых из ваших любимых компаний. Сохраняйте организованность по проектам от начала до конца, отслеживайте прогресс и следите за тем, чтобы ничего не проскальзывало. Будь то простой список дел или сложный рабочий процесс, Trello можно настроить в соответствии с требованиями любого проекта.

---

Дом | О нас | Помощь | Юридический | Блог | @trello | Trello API .